Переезд склада или что может спасти нас от ревизии?

Переезд на новый склад – это сложный процесс, особенно когда компания не хочет на этот период останавливать обслуживание клиентов и отгрузку товаров.

Каждый переезд – это стресс и недаром его сравнивают с пожаром. Тем более, переезд такого большого и сложного хозяйства, как склад. И чтобы сделать его более-менее управляемым, нужно заранее разработать подробную программу действий.

Это идеальная ситуация, но обычно владелец бизнеса на прекращение продаж не идет, чтобы не потерять деньги. Обеспечить качественное обслуживание клиентов, когда часть товаров осталась на старом складе, другая находится в пути, а третья - на новом складе, нереально сложно.

Заказы приходится разбивать на несколько частей, следовательно, растет стоимость перевозки, увеличивается время выполнения и тп.

Правильно определить категории в зависимости от их востребованности помогут инструменты Yolka WMS.

WMS справится с поддержкой работы обоих складов и обеспечит информационную поддержку работы компании на время переезда.

Совместно со специалистами Yolka WMS составляется регламент переезда, настраивается система, при необходимости прописываются новые временные функции для перемещения товаров.

Так, для одного из клиентов, дистрибьютора бытовой химии, готовый к отправке товар на старом складе собирался в особые транзитные ячейки (заведенные в систему специально для переезда), маркировался, проводился через терминал сбора данных (ТСД), а затем отправлялся в зону готовых заказов (ЗГЗ). Информация передавалась на WMS в зону нового склада, и к моменту прибытия товара работники были готовы принимать его и размещать в ячейках. В результате переезд прошел быстро и слаженно.

Проблем будет меньше, если компания при переезде обеспечит выполнение нескольких простых правил:

Товары с наименьшим спросом (категории С), которые занимают, как правило, больше всего места на складе, перевозят в первую очередь. Грузы с самым высоким оборотом – в последнюю.

Чаще всего компании планируют переезд склада на периоды спада продаж, в частности, на январь, когда покупательская активность снижается почти до нуля. Но даже в этом случае стоит запастись терпением, поскольку даже небольшим компаниям организовать переезд за один день не удастся. Обычно процесс занимает от трех до семи дней в зависимости от величины склада и количества товара.

При составлении плана надо учесть, какое оборудование забирается с собой, а какое будет дозакуплено. Идеальный вариант – полное оснащение склада новым оборудованием, поскольку переезжают все обычно в помещение большей площади и большей высоты складирования. Тогда процесс переезда проходит гораздо легче – не нужно параллельно с перевозкой товара проводить разгрузку, демонтаж, перевозку и монтаж на новом месте стеллажей. Но в реальной жизни вряд ли кто-то старое оборудование просто выбросит. Так что обязательно нужно предусмотреть, как и в каком порядке его лучше перевозить.

Необходимо четко обозначить, кто переправляет товар, кто– оборудование, кто собирает товар на старом складе, кто на новом его принимает, кто контролирует перевозку, а кто занимается вспомогательными работами. За каждое действие назначается ответственный из числа сотрудников, в рабочие обязанности которых входит принятие решений и руководство персоналом склада.

Лучше выбрать как можно более спокойный период, чтобы переезд не сопровождался большим количеством текущих работ. По возможности сократить к этому времени закупку и максимально разгрузить склад в сторону клиентов и на склады филиалов (если они есть).

В команду переезда обязательно должен входить специалист IT-отдела, который отвечает за коммуникации, т.е. за то, чтобы все оборудование было вовремя перевезено и подключено на новом месте и работали все программы.

Не завершив один этап, по возможности к следующему не переходить.

Точно предусмотреть, сколько уйдет времени на каждое действие, к сожалению, практически невозможно, но нужно хотя бы установить «вилку» – успеть с такого-то дня или часа по такой.

Можно отбирать минимально трудозатратными складскими единицами хранения (паллетами или хотя бы упаковками), но успеть переехать в срок необходимо, потому что, как правило, никто не позволит остановить склад на все время переезда – слишком велики будут потери от недопродаж.

Как правило, в первую очередь перевозятся оверстоки – они особо не нужны ни в старом складе, ни в новом, и лучше их убрать, чтобы «не путались под ногами». Если можно перевезти избыточный запас до старта переезда – даже лучше. А потом уже приступить к переправке запаса продукции на первую неделю. Он сразу идет в новую зону отбора, и тогда можно начать отгрузку заказов на новом складе в самый короткий срок. Возникает следующая ситуация: на старом складе зона отбора еще существует, из нее еще может проводиться какая-то отгрузка для оптовых клиентов, но основная масса заказов собирается и отправляется клиентам уже с нового.

На следующий день перевозится запас на вторую неделю отгрузок, а также восполняется запас уже отгруженных из новой зоны товаров. Т.е. надо постоянно контролировать статистику отгрузок и наличие товаров на новом складе, своевременно пополнять запас наименований, остаток по которым снижается до «опасного» уровня. И параллельно перевозить остальные товары.

В дни переезда нагрузка на людей действительно будет значительно больше обычной, и нужно, конечно, предусмотреть повышенную оплату.

А вот брать на этот период каких-то временных рабочих не стоит – не имея опыта, они будут больше мешать, чем помогать. Поскольку новый склад, как правило, лучше оборудован, на погрузку-разгрузку неквалифицированный персонал не очень-то и нужен.

Дополнительные сотрудники нужны только в том случае, когда приходится перевозить еще и оборудование – именно для его демонтажа и монтажа на новом месте. Для этого лучше всего, конечно, постараться нанять специалистов из компании, поставляющей стеллажи, но их работой все равно должен руководить кто-то руководства склада.

В идеале сразу после переезда сделать инвентаризацию и проверить, что оказалось не на своем месте и какие в действительности остатки.

Для людей меняется очень многое, и им нужно время, чтобы привыкнуть даже просто к другому расположению объектов – не только стеллажей с тем или иным товаром, но и бытовых помещений.

Нередко они пытаются хоть в чем-то восстановить свою зону комфорта, а потому упорно держатся за старые привычки и традиции. К примеру, на старом складе было мало места, и товар сваливали как попало – значит, на новом эта традиция будет продолжаться. И нужно приложить усилия, чтобы приучить сотрудников, что теперь площадей достаточно, все должно лежать в определенном порядке, каждая вещь – на своем месте. И к старому возврата не будет.

Самый важный признак удачного переезда – что отгрузка из нового помещения пошла в полном объеме и в заранее согласованный день. По крайней мере, деньги компании работают, а остальное будет решаться со временем.

Конечно, такое великое событие, как переезд склада, невозможно описать во всех подробностях в коротком обзоре. Тем более, что склады бывают очень разные не только по объемам и товарному ассортименту, но и по организации, и по штатному расписанию.

По опыту- важно назначить “начальника штаба” переезда. Сейчас на некоторых предприятиях появляется такая штатная единица, как «руководитель аналитического отдела департамента логистики». Это работа именно для него: собрать и проанализировать необходимые данные и понять, что в какой очередности и в какие сроки перевозить, чтобы перерыв в отгрузках был как можно меньше. Он же может предложить варианты, каким образом разгрузить склад ко времени переезда, какие приходы можно отсрочить, какие заказы отгрузить клиентам заранее, какие запасы отправить на склады филиалов и т.п. Компаниям, у которых аналитика в штате нет, придется подумать, между кем распределить все эти обязанности. Они, может быть, не такие сложные, но требуют много времени.

К «нюансам» можно отнести и предупреждение, которое также вынесено из практического опыта: в период переезда ни в коем случае нельзя пытаться экономить на транспорте. Склад работает в условиях цейтнота. Если в это время гнаться за дешевизной, можно сорвать график доставки товаров и оборудования. Тогда процесс переезда затянется, а это выльется в огромные убытки от недопродаж, штрафные санкции за несдачу старого помещения в срок и т.п. Потребность в транспорте просчитывается заранее, исходя из темпов загрузки и выгрузки. И машины должны подаваться в нужном объеме и вовремя, а транспортные затраты отходят на второй план – из-за срыва графиков потеряем больше.

В некоторых компаниях остановить работу склада (прием-отгрузку) нельзя даже на день. В таких случаях переезжать еще сложнее, но в принципе, в приведенной выше схеме ничего не меняется – просто в какой-то момент заканчивается прием товара в старом помещении и начинается в новом.

Скорее всего, прибывшие грузы в этот период будут задерживаться в зоне приема, возможно, даже придется временно увеличить ее площадь. Но это все же лучше, чем одновременно заниматься размещением товаров, привезенных со старого склада, и вновь поступивших. Удобнее продлить срок сдачи продукции на склад хранения, разработать взаимовыгодный график и делать все постепенно – когда для этого есть время и свободные рабочие руки.

Нельзя обойти вниманием и вопрос автоматизации. Наличие WMS значительно облегчает процесс переезда в случае, если на старом и новом складе будут одинаковые системы. А переезжать из неавтоматизированного склада в автоматизированный – это практически гарантированный провал.

Человеческий фактор - нетрудно заметить, что во всем, что касается переезда, чрезвычайно велика роль персонала. Причем не только руководящего состава – от линейных сотрудников также очень многое зависит. Их положительный настрой, готовность работать в более напряженном режиме – важнейшие условия успеха.

Если в старом помещении все хорошо организовано, люди, как правило, не очень хотят переезжать, ведь для них ломается зона комфорта, и они не уверены, что на новом месте будет лучше. Их еще нужно в этом убедить, и это тоже важная составляющая подготовки к переезду. Необходимо заранее описать (а лучше – показать) людям новое помещение, обратив внимание на его преимущества: новое оборудование, улучшенные бытовые условия (отопление, вентиляция, душ, раздевалка и пр.). Чтобы сотрудники стремились скорее попасть в новое здание и делали все для того, чтобы помогать, а не мешать переезду.

Да и само по себе вовлечение людей в процесс планирования нового склада и переезда рождает у них чувство сопричастности – они будут считать это своим делом, будут стремиться как можно скорее и лучше реализовать свои планы. А значит, станут не просто выполнять распоряжения начальства, но и помогут вспомнить, сделать, проконтролировать множество важных «мелочей» – каждый в меру своей квалификации. И этот положительный настрой и энтузиазм людей в данной ситуации чрезвычайно важен.

Мы разработали и успешно внедряем специальные программы обучения для повышения эффективности работы операционного (грузчики, комплектовщики) и линейного персонала (начальники смен) складов. Предварительно, мы тщательно изучаем Ваши складские бизнес-процессы и работу Вашего персонала, после чего предоставляем индивидуальную для Вашего склада программу обучения (Предтренинговая диагностика). Трехступенчатая система тестирования оценивает входной, промежуточный и выходной уровни знаний и производительности сотрудников (Прирост производительности и знаний).

Анализом, обучением и тестированием занимаются профессионалы по обучению персонала, имеющие многолетний опыт работы на складских комплексах.

Мы имеем возможность проведения программы практически в любом регионе РФ. Программа создана на основе лучших практик, с обязательным учетом специфики российских компаний среднего бизнеса. В ближайшее время завершится процесс согласования программы обучения, после чего начнутся полноценные курсы обучения.

Компания ЙОЛКА партнер Совета профессионалов по цепям поставок — действующий 4PL оператор и разработчик IT-решений в области логистики и E-commerce. Компания предлагает готовые решения под торговой маркой YOLKA.


YOLKA WMS может масштабироваться от одного пользователя небольшого склада до сотни пользователей крупного РЦ. В системе есть функционал учета по партиям и срокам годности, адресного хранения, кросс-докинга, биллинга, слежения за трудозатратами, отчетности, разработки планограммы склада, контроля и учета тары, работы с ЕГАИС и тп.