Переезд склада или что может спасти нас от ревизии?

Переезд склада или что может спасти нас от ревизии?
Блог YOLKA.io | Бизнес | Менеджмент
21 Февраля 2023
  • »
  • »
Когда бизнес набирает обороты, рано или поздно он сталкивается с нехваткой складских площадей.

Представим себе: компания арендовала более просторное и удобное помещение для склада, распланированы рабочие зоны, закуплено дополнительное оборудование, техника. Осталось только переехать – вместе со всем товаром, имеющимися стеллажами, техникой и людьми, не растеряв и не испортив по пути товар.
Изучите продукты YOLKA

Наше основное преимущество — мы каждый день используем софт, который разрабатываем и предлагаем Вам
Поделиться материалом:
Цифровые решения для цепочек поставок
Наше основное преимущество — мы каждый день используем софт, который разрабатываем и предлагаем Вам
Переезд на новый склад – это сложный процесс, особенно когда компания не хочет на этот период останавливать обслуживание клиентов и отгрузку товаров.

Каждый переезд – это стресс и недаром его сравнивают с пожаром. Тем более, переезд такого большого и сложного хозяйства, как склад. И чтобы сделать его более-менее управляемым, нужно заранее разработать подробную программу действий.

Cодержание материала:

Составление плана переезда

  • Подготовка графика
    Подготовить график, где будут детально расписаны этапы и лица, ответственные за все виды работ: упаковку имущества, демонтаж оборудования, приемку груза и т.д.
  • Определение ответственности
    Определить зоны ответственности каждого сотрудника, что поможет руководителю склада предотвратить возможный хаос и уложиться в отведенные на переезд сроки.
  • Составление схемы
    Составить подробную схему, включающую все коммуникации и места размещения каждого вида продукции на новом складе.
  • Подготовка менеджеров
    Подготовить менеджеров по продажам и заранее предупредить о переезде клиентов. Конечно, с точки зрения бухгалтерии правильно остановить на это время отгрузку товаров, а затем спокойно переехать.
  • Инвентаризация
    Без спешки расставить товары по ячейкам хранения и устроить инвентаризацию на новом складе.

Как выбрать оптимальную численность работников склада?

Это идеальная ситуация, но обычно владелец бизнеса на прекращение продаж не идет, чтобы не потерять деньги. Обеспечить качественное обслуживание клиентов, когда часть товаров осталась на старом складе, другая находится в пути, а третья - на новом складе, нереально сложно.

Заказы приходится разбивать на несколько частей, следовательно, растет стоимость перевозки, увеличивается время выполнения и тп.
Полноценная система управления складом
Наше основное преимущество — мы каждый день используем софт, который разрабатываем и предлагаем Вам
Правильно определить категории в зависимости от их востребованности помогут инструменты Yolka WMS.

WMS справится с поддержкой работы обоих складов и обеспечит информационную поддержку работы компании на время переезда.

Проблема потерь на складе: кто виноват и что делать?

Совместно со специалистами Yolka WMS составляется регламент переезда, настраивается система, при необходимости прописываются новые временные функции для перемещения товаров.

Так, для одного из клиентов, дистрибьютора бытовой химии, готовый к отправке товар на старом складе собирался в особые транзитные ячейки (заведенные в систему специально для переезда), маркировался, проводился через терминал сбора данных (ТСД), а затем отправлялся в зону готовых заказов (ЗГЗ). Информация передавалась на WMS в зону нового склада, и к моменту прибытия товара работники были готовы принимать его и размещать в ячейках. В результате переезд прошел быстро и слаженно.

Проблем будет меньше, если компания при переезде обеспечит выполнение нескольких простых правил:

Провести правильную категоризацию товаров и определить приоритетность их перевозки.

Товары с наименьшим спросом (категории С), которые занимают, как правило, больше всего места на складе, перевозят в первую очередь. Грузы с самым высоким оборотом – в последнюю.
Цифровые решения для цепочек поставок
Наше основное преимущество — мы каждый день используем софт, который разрабатываем и предлагаем Вам

Переезд лучше всего планировать в период сезонного спада активности.

Чаще всего компании планируют переезд склада на периоды спада продаж, в частности, на январь, когда покупательская активность снижается почти до нуля. Но даже в этом случае стоит запастись терпением, поскольку даже небольшим компаниям организовать переезд за один день не удастся. Обычно процесс занимает от трех до семи дней в зависимости от величины склада и количества товара.

Комплектация и упаковка в складских операциях: как организовать процессы с использованием Yolka WMS

Перевезти оборудование склада.

При составлении плана надо учесть, какое оборудование забирается с собой, а какое будет дозакуплено. Идеальный вариант – полное оснащение склада новым оборудованием, поскольку переезжают все обычно в помещение большей площади и большей высоты складирования. Тогда процесс переезда проходит гораздо легче – не нужно параллельно с перевозкой товара проводить разгрузку, демонтаж, перевозку и монтаж на новом месте стеллажей. Но в реальной жизни вряд ли кто-то старое оборудование просто выбросит. Так что обязательно нужно предусмотреть, как и в каком порядке его лучше перевозить.

Распределить зоны ответственности.

Необходимо четко обозначить, кто переправляет товар, кто– оборудование, кто собирает товар на старом складе, кто на новом его принимает, кто контролирует перевозку, а кто занимается вспомогательными работами. За каждое действие назначается ответственный из числа сотрудников, в рабочие обязанности которых входит принятие решений и руководство персоналом склада.
Полноценная система управления складом
Наше основное преимущество — мы каждый день используем софт, который разрабатываем и предлагаем Вам

Выбрать оптимальную дату переезда.

Лучше выбрать как можно более спокойный период, чтобы переезд не сопровождался большим количеством текущих работ. По возможности сократить к этому времени закупку и максимально разгрузить склад в сторону клиентов и на склады филиалов (если они есть).

Обеспечить информационное сопровождение

В команду переезда обязательно должен входить специалист IT-отдела, который отвечает за коммуникации, т.е. за то, чтобы все оборудование было вовремя перевезено и подключено на новом месте и работали все программы.

Работа склада электронной коммерции под управлением Yolka WMS

Установить очередность работ

Не завершив один этап, по возможности к следующему не переходить.

Точно предусмотреть, сколько уйдет времени на каждое действие, к сожалению, практически невозможно, но нужно хотя бы установить «вилку» – успеть с такого-то дня или часа по такой.

Можно отбирать минимально трудозатратными складскими единицами хранения (паллетами или хотя бы упаковками), но успеть переехать в срок необходимо, потому что, как правило, никто не позволит остановить склад на все время переезда – слишком велики будут потери от недопродаж.

Как можно скорее начать отгрузку заказов на новом месте.

Как правило, в первую очередь перевозятся оверстоки – они особо не нужны ни в старом складе, ни в новом, и лучше их убрать, чтобы «не путались под ногами». Если можно перевезти избыточный запас до старта переезда – даже лучше. А потом уже приступить к переправке запаса продукции на первую неделю. Он сразу идет в новую зону отбора, и тогда можно начать отгрузку заказов на новом складе в самый короткий срок. Возникает следующая ситуация: на старом складе зона отбора еще существует, из нее еще может проводиться какая-то отгрузка для оптовых клиентов, но основная масса заказов собирается и отправляется клиентам уже с нового.
WMS система управления складом. Как внедрить управление складом. Yolka WMS
На следующий день перевозится запас на вторую неделю отгрузок, а также восполняется запас уже отгруженных из новой зоны товаров. Т.е. надо постоянно контролировать статистику отгрузок и наличие товаров на новом складе, своевременно пополнять запас наименований, остаток по которым снижается до «опасного» уровня. И параллельно перевозить остальные товары.

Замотивировать персонал

В дни переезда нагрузка на людей действительно будет значительно больше обычной, и нужно, конечно, предусмотреть повышенную оплату.

А вот брать на этот период каких-то временных рабочих не стоит – не имея опыта, они будут больше мешать, чем помогать. Поскольку новый склад, как правило, лучше оборудован, на погрузку-разгрузку неквалифицированный персонал не очень-то и нужен.
Цифровые решения для цепочек поставок
Наше основное преимущество — мы каждый день используем софт, который разрабатываем и предлагаем Вам
Дополнительные сотрудники нужны только в том случае, когда приходится перевозить еще и оборудование – именно для его демонтажа и монтажа на новом месте. Для этого лучше всего, конечно, постараться нанять специалистов из компании, поставляющей стеллажи, но их работой все равно должен руководить кто-то руководства склада.

Провести инвентаризацию

В идеале сразу после переезда сделать инвентаризацию и проверить, что оказалось не на своем месте и какие в действительности остатки.

Триста тридцать - каждому: кейс от ЙОЛКА по разработке системы оплаты и мотивации персонала склада

Как можно быстрее приучить персонал работать на новой территории и в новых условиях.

Для людей меняется очень многое, и им нужно время, чтобы привыкнуть даже просто к другому расположению объектов – не только стеллажей с тем или иным товаром, но и бытовых помещений.

Нередко они пытаются хоть в чем-то восстановить свою зону комфорта, а потому упорно держатся за старые привычки и традиции. К примеру, на старом складе было мало места, и товар сваливали как попало – значит, на новом эта традиция будет продолжаться. И нужно приложить усилия, чтобы приучить сотрудников, что теперь площадей достаточно, все должно лежать в определенном порядке, каждая вещь – на своем месте. И к старому возврата не будет.
Полноценная система управления складом
Наше основное преимущество — мы каждый день используем софт, который разрабатываем и предлагаем Вам
Самый важный признак удачного переезда – что отгрузка из нового помещения пошла в полном объеме и в заранее согласованный день. По крайней мере, деньги компании работают, а остальное будет решаться со временем.

Вам будет интересно

Нюансы переезда

Конечно, такое великое событие, как переезд склада, невозможно описать во всех подробностях в коротком обзоре. Тем более, что склады бывают очень разные не только по объемам и товарному ассортименту, но и по организации, и по штатному расписанию.
Цифровые решения для цепочек поставок
Наше основное преимущество — мы каждый день используем софт, который разрабатываем и предлагаем Вам
По опыту- важно назначить “начальника штаба” переезда. Сейчас на некоторых предприятиях появляется такая штатная единица, как «руководитель аналитического отдела департамента логистики». Это работа именно для него: собрать и проанализировать необходимые данные и понять, что в какой очередности и в какие сроки перевозить, чтобы перерыв в отгрузках был как можно меньше. Он же может предложить варианты, каким образом разгрузить склад ко времени переезда, какие приходы можно отсрочить, какие заказы отгрузить клиентам заранее, какие запасы отправить на склады филиалов и т.п. Компаниям, у которых аналитика в штате нет, придется подумать, между кем распределить все эти обязанности. Они, может быть, не такие сложные, но требуют много времени.
WMS система управления складом. Как внедрить управление складом. Yolka WMS
К «нюансам» можно отнести и предупреждение, которое также вынесено из практического опыта: в период переезда ни в коем случае нельзя пытаться экономить на транспорте. Склад работает в условиях цейтнота. Если в это время гнаться за дешевизной, можно сорвать график доставки товаров и оборудования. Тогда процесс переезда затянется, а это выльется в огромные убытки от недопродаж, штрафные санкции за несдачу старого помещения в срок и т.п. Потребность в транспорте просчитывается заранее, исходя из темпов загрузки и выгрузки. И машины должны подаваться в нужном объеме и вовремя, а транспортные затраты отходят на второй план – из-за срыва графиков потеряем больше.

Интеграция с маркетплейсами и ее преимущества для игроков рынка электронной коммерции - кейс от компании Yolka

В некоторых компаниях остановить работу склада (прием-отгрузку) нельзя даже на день. В таких случаях переезжать еще сложнее, но в принципе, в приведенной выше схеме ничего не меняется – просто в какой-то момент заканчивается прием товара в старом помещении и начинается в новом.

Скорее всего, прибывшие грузы в этот период будут задерживаться в зоне приема, возможно, даже придется временно увеличить ее площадь. Но это все же лучше, чем одновременно заниматься размещением товаров, привезенных со старого склада, и вновь поступивших. Удобнее продлить срок сдачи продукции на склад хранения, разработать взаимовыгодный график и делать все постепенно – когда для этого есть время и свободные рабочие руки.
Полноценная система управления складом
Наше основное преимущество — мы каждый день используем софт, который разрабатываем и предлагаем Вам
Нельзя обойти вниманием и вопрос автоматизации. Наличие WMS значительно облегчает процесс переезда в случае, если на старом и новом складе будут одинаковые системы. А переезжать из неавтоматизированного склада в автоматизированный – это практически гарантированный провал.

Как правильно организовать обратную логистику на складе

Человеческий фактор - нетрудно заметить, что во всем, что касается переезда, чрезвычайно велика роль персонала. Причем не только руководящего состава – от линейных сотрудников также очень многое зависит. Их положительный настрой, готовность работать в более напряженном режиме – важнейшие условия успеха.

Если в старом помещении все хорошо организовано, люди, как правило, не очень хотят переезжать, ведь для них ломается зона комфорта, и они не уверены, что на новом месте будет лучше. Их еще нужно в этом убедить, и это тоже важная составляющая подготовки к переезду. Необходимо заранее описать (а лучше – показать) людям новое помещение, обратив внимание на его преимущества: новое оборудование, улучшенные бытовые условия (отопление, вентиляция, душ, раздевалка и пр.). Чтобы сотрудники стремились скорее попасть в новое здание и делали все для того, чтобы помогать, а не мешать переезду.
Цифровые решения для цепочек поставок
Наше основное преимущество — мы каждый день используем софт, который разрабатываем и предлагаем Вам
Да и само по себе вовлечение людей в процесс планирования нового склада и переезда рождает у них чувство сопричастности – они будут считать это своим делом, будут стремиться как можно скорее и лучше реализовать свои планы. А значит, станут не просто выполнять распоряжения начальства, но и помогут вспомнить, сделать, проконтролировать множество важных «мелочей» – каждый в меру своей квалификации. И этот положительный настрой и энтузиазм людей в данной ситуации чрезвычайно важен.
Полноценная система управления складом
Наше основное преимущество — мы каждый день используем софт, который разрабатываем и предлагаем Вам
Мы разработали и успешно внедряем специальные программы обучения для повышения эффективности работы операционного (грузчики, комплектовщики) и линейного персонала (начальники смен) складов. Предварительно, мы тщательно изучаем Ваши складские бизнес-процессы и работу Вашего персонала, после чего предоставляем индивидуальную для Вашего склада программу обучения (Предтренинговая диагностика). Трехступенчатая система тестирования оценивает входной, промежуточный и выходной уровни знаний и производительности сотрудников (Прирост производительности и знаний).

Анализом, обучением и тестированием занимаются профессионалы по обучению персонала, имеющие многолетний опыт работы на складских комплексах.

Потенциал новых технологий для управления цепями поставок и особенности использования технологии RFID на складе

Мы имеем возможность проведения программы практически в любом регионе РФ. Программа создана на основе лучших практик, с обязательным учетом специфики российских компаний среднего бизнеса. В ближайшее время завершится процесс согласования программы обучения, после чего начнутся полноценные курсы обучения.

Базовый пакет “ Аттестация сотрудников” от ЙОЛКА.

Проведение полноценного экзамена для сотрудников склада по работе в WMS:
  • подготовка методичек
  • согласование билетов
  • очный экзамен в аудитории на ПК + работа на складе
Предварительную заявку на проведение обучения и аттестации Вы можете направить на info@yolka.io
Цифровые решения для цепочек поставок
Наше основное преимущество — мы каждый день используем софт, который разрабатываем и предлагаем Вам
Компания ЙОЛКА партнер Совета профессионалов по цепям поставок — действующий 4PL оператор и разработчик IT-решений в области логистики и E-commerce. Компания предлагает готовые решения под торговой маркой YOLKA.


YOLKA WMS может масштабироваться от одного пользователя небольшого склада до сотни пользователей крупного РЦ. В системе есть функционал учета по партиям и срокам годности, адресного хранения, кросс-докинга, биллинга, слежения за трудозатратами, отчетности, разработки планограммы склада, контроля и учета тары, работы с ЕГАИС и тп.
Полноценная система управления складом
Наше основное преимущество — мы каждый день используем софт, который разрабатываем и предлагаем Вам

Поделиться материалом:

Начните использовать продукты YOLKA прямо сейчас

Если не знаете, какой тип проекта Вам нужен, закажите бесплатную консультацию.
Облачное решение от YOLKA — это гибкий, масштабируемый и безопасный формат SaaS. В нашей модели работы часть этапов внедрения выполняется без тарификации. Экономьте свои ресурсы, сосредоточьтесь на достижениях!

Если не знаете, какой тип проекта Вам нужен, закажите бесплатную консультацию.

Читайте также