Внедрение WMS системы на складе

Успешное внедрение WMS системы на складе начинается с правильной команды. Вам следует поискать лучших и самых умных людей, которые есть в вашем распоряжении, потому что вам понадобится разнообразный опыт в предметной области, а процесс внедрения будет слишком сложным для одного человека.

Общий состав вашей команды будет зависеть от размера и масштабов вашей компании и проекта, но вот основные сотрудники, которые вы должны добавить в контрольный список поэтапного внедрения WMS:

И не стесняйтесь привлекать дополнительные силы, когда вы будете готовы к запуску. Дополнительные сотрудники на складе могут снизить влияние ошибок или узких мест, а ИТ-персонал поможет устранить любые возникающие проблемы.

Возможно, вы захотите обратиться к специалисту по интеграции. Это наш кандидат на «почетное упоминание», который актуален для большинства компаний, но не для всех. Если вы переходите от полностью ручного процесса и у вас нет программного обеспечения, требующего интеграции с WMS системой, вам не понадобится отдельный специалист, который будет задействован, помимо вашего тренера.

Если же у вас есть ERP, платформа электронной коммерции, программное обеспечение для обслуживания заказов или другое корпоративное программное обеспечение, которое формирует данные, которые использует ваш склад, найдите кого-нибудь, кто позаботится о том, чтобы интеграция была завершена таким образом, чтобы обеспечить целостность ваших данных. Стоимость внедрения WMS склада будет зависит от численности команды и соответствующих работ.

Вы также должны помнить о ваших целях при внедрении WMS склада в первую очередь. Большинство предприятий называют повышение эффективности основной причиной внедрения. Ваша команда собрана чтобы помочь вашему программному обеспечению достичь этой цели и любых других бизнес-целей, которые вы имели в виду, когда впервые решили начать этот проект.

Консультанты по WMS могут быть привлечены для помощи во внедрении, а иногда и в управлении WMS. Во многих случаях консультант сможет обеспечить ценность и добиться экономии в краткосрочной перспективе.

Одним из самых больших преимуществ консультанта является то, что вы можете попросить кого-нибудь взглянуть на ваш процесс планирования и реализации, выявить потенциальные проблемные области и устранить проблемы, с которыми они сталкивались ранее. Кроме того, они могут предложить помощь по второстепенным вопросам внедрения ВМС на складе, например, рекомендации для будущих программ обучения WMS.

Подумайте о консультанте, если вы чувствуете, что у вас есть пробелы в понимании изменений бизнес-процессов, того, как внедрение системы WMS управление складом повлияет на ваш персонал, или если вы изо всех сил пытаетесь достичь цели с помощью WMS.

После того, как ваша команда собрана, пора приступить к созданию плана по внедрению вашей новой WMS склада и рассмотрению изменений и проблем, которые возникают во время любого крупного изменения бизнес-процесса.

Управление изменениями сначала появляется в плане проекта системы управления складом как ваши шаги по фактическому внедрению новой WMS-системы управления складом. Вы будете планировать эти шаги и назначать их членам своей команды.

Если вам нужна небольшая помощь на раннем этапе, чтобы понять, почему вам нужно управление изменениями во время внедрения WMS, и как это может помочь вам устранить укоренившиеся психологические причины, по которым ваша команда, сотрудники и даже вы будете сопротивляться изменениям,

Что нужно учитывать при планировании в первую очередь:

• ожидаемые затраты на внедрение WMS
• сроки разработки и утверждения бюджета
• использование вашего бюджета для построения этапов и графика внедрения WMS
• решение вопросов резервного копирования и миграции данных
• обучение вашего персонала по разным направлениям
• составление списка тестов
• запуск вашей ВМС в эксплуатацию
• обзор работы WMS и оценку результата

Все эти этапы связаны с одним общим риском: если вы плохо коммуницируете с членами команды, вы легко можете пропустить сигналы, указывающие на то, что что-то не так или что должен начаться следующий этап.

Мы рекомендуем вам использовать инструменты, с которыми вы уже знакомы, для управления проектами, будь то Slack, Trello, Basecamp, Google Documents или другие платформы.

Убедитесь, что ваша команда имеет доступ к приложениям, может использовать их для общения и регулярно проверяет ваши инструменты. Обязательно проконсультируйтесь с руководством компании и заинтересованными сторонами, чтобы они могли видеть прогресс в работе и запрашивать нужную информацию на каждом этапе внедрения WMS.

По нашим прогнозам, затраты на базовое внедрение WMS составляют от 1 000 000 до 7 000 000 рублей.

В каком диапазоне стоимости внедрения WMS склада находится ваша компания, зависит от размера, а также от основных факторов выбранной WMS, в том числе от того, является ли она облачной или локальной, а также от того, какой тип обучения вы используете для своих сотрудников.

Если копнуть глубже, то вот основные затраты, связанные с внедрением, и способы их расчета:

• Локальные установки, как правило, по стоимости внедрения WMS дороже и требуют больше времени от вашего поставщика решения, поскольку они адаптируют систему к вашей конкретной инфраструктуре и часто требуют, чтобы поставщик отправил команду внедрения непосредственно в компанию;
• Облачные системы часто можно установить удаленно, что сокращает командировочные расходы, к тому же вам, как правило, приходится приводить свою инфраструктуру в соответствие с требованиями интегратора, при этом индивидуальная настройка оплачивается отдельно.
• Стоимость после внедрения WMS на обслуживание иногда включаются в первоначальную цену, хотя некоторые провайдеры WMS могут рассчитать ваши затраты на обслуживание непосредственно во время этапа установки и внедрения, что откладывает их до завершения реализации – что добавит от 5% до 20% вашей базовой цены в зависимости от лицензионных соглашений и соглашений о подписке. .
• Стоимость обучения WMS-системы управления складом будет варьироваться в зависимости от использования или комбинации онлайн-обучения, практического обучения и обучения на месте от поставщика решения.
• Учитывайте гонорары консультантов, если вы их нанимаете.
• Составьте список обновлений инфраструктуры, необходимых для внедрения WMS, в соответствии с требованиями поставщика.
• Бюджетируйте дополнительные часы или даже сверхурочные часы для своей команды во время тренировки и начала работы.
• Обеспечьте надежную оценку затрат на услуги по обработке данных при создании дополнительных резервных копий или необходимости хранения данных в облаке для новой WMS. Затраты на хранение иногда включаются в общую стоимость внедрения WMS, но они, как правило, связаны с ограничениями или ценами, которые повышаются при достижении различных пороговых значений данных.
• И последняя часть бюджета, о которой часто забывают: учитывайте возможности роста вашего бизнеса.

Каждый этап внедрения WMS может включать увеличение стоимости бюджета на расходные материалы, такие как этикетки и картриджи, если вы сейчас создаете свои собственные этикетки, затраты на адаптацию и обучение дополнительного персонала, добавление новых модулей после первоначального внедрения и поддержку от поставщика или консультанта, если что-то пойдет не так. .

Спросите у вашего поставщика отзывы предыдущих клиентов. Поговорите с этими пользователями, чтобы узнать, не возникли ли у них неожиданные затраты на внедрение WMS или они могут дать вам представление о том, каким может быть ваш текущий рост затрат.

Большинство руководств по внедрению WMS-систем управления складом начинают обсуждение данных о миграции, потому что для вас на 100% важно поддерживать точность и достоверность данных при переносе их в новую систему. Миграция данных также включает в себя различные правила удаления данных и новые правила управления, чтобы вы могли гарантировать, что информация, которую ваша новая WMS использует для управления вашим бизнесом, верна.

Однако не забывайте о необходимости создания резервной копии существующих данных. Хорошо иметь одну, которую вы используете для процесса миграции, и отдельную резервную копию на другом носителе на всякий случай. Ваш поставщик может предоставить резервное копирование при миграции и управлении данными, но не обязательно будет осуществлять дополнительную запись ваших исходных данных, доступную только вам.

Защитите себя от потери, которая может произойти, или повреждения, которое может быть нанесено информации во время попыток удаления данных, имея резервную копию, отдельную от той, что используется.

Чтобы подготовиться к процессу миграции данных, обратитесь к администратору базы данных и инженеру, чтобы убедиться, что форматы данных не меняются и не теряются при перемещении между системами. Им также следует поручить создание и внедрение новых правил управления, чтобы внедрение WMS склада не вызывала проблем с бизнес-аналитикой.

Они будут наблюдать за переносом ваших данных в новую систему, тестируя и проверяя их правильность по сравнению с прежними данными, а также гарантируя, что новые процессы точно и эффективно абсорбируют необходимые данные. Эти усилия по обработке данных могут влиять на стоимость, поэтому обсудите со своей командой их прогнозы в отношении нового оборудования, хранения данных и прочих нюансов до начала работ.

Обучение вашего персонала работе с новой WMS может занять от трех до пяти полных дней и во многих случаях потребовать некоторой сменной работы, чтобы ваша команда могла изучить, попрактиковаться и иметь время задавать вопросы о новой системе.

В зависимости от вашего поставщика у вас может быть доступ к нескольким типам обучения, таким как онлайн-курсы и учебные материалы, обучение на территории поставщика и обучение на вашем собственном складе. Обучение на вашем собственном складе с персоналом поставщика дает вам возможность практиковаться на собственном оборудовании, но это может повлечь более высокие затраты на обучение WMS.

Когда поставщик предоставляет обучение на месте сразу после внедрения ВМС управления складом, это обычно будет стоить от 300 000 до 500 000 руб. при относительно небольшой группе и обучении только в одном месте. Если у вас большой штат или несколько складов, ожидайте увеличения этих расходов.

Персональные тренинги могут быть очень полезными и позволить тренерам создание индивидуальных программ, но может быть сложно обеспечить всем необходимое обучение за ограниченное время, особенно если у вас есть посменный персонал.

На другом конце спектра - обучение только в онлайн/цифровом формате, которое выходит за рамки курсов и модулей тестирования для вашей команды. Это часто сопровождается инструментами поддержки по электронной почте или телефону и обычно составляет от 200 000 руб. в первый год обучения и поддержки WMS после внедрения. Он позволяет чаще повторять задания и тренироваться, но не так быстро решает большие или новые проблемы.

Нахождение руководителей складов и экспертов, разбирающихся в технологиях, может повысить ваши шансы на успех. Эти опытные пользователи могут быстрее изучить систему и оказать большую помощь другим сотрудникам во время обучения и после того, как вы начнете работать.

Обязательно вознаградите этих сотрудников за их усердный труд, если эти члены команды начнут брать на себя больше задач по наставничеству и обучению при внедрении системы управления складом.

Некоторые из наиболее важных шагов по внедрению WMS происходят на этапе планирования, когда вы готовитесь к запуску.

В нашем примере плана проекта внедрения WMS мы рассмотрели различные этапы подготовки вашей команды, оборудования и бюджета. Контрольный список перед запуском включает в себя проверку всех предыдущих шагов, чтобы убедиться, что ваша команда готова к использованию системы и что вы выделили средства на любые ожидаемые увеличения.

Например, если пропускная способность, используемая вашей системой, резко возрастает, этот план должен гарантировать, что у вас есть пространство для маневра, чтобы безопасно справиться с этим ростом.

Вот несколько конкретных элементов, которые требуют плана и проверки, прежде чем вы будете готовы к внедрению системы управления складом:

• Просмотрите список лиц, заинтересованных во внедрении WMS и определите их статус
• Убедитесь, что все ранее необходимые элементы контрольного списка внедрения WMS учтены.
• Протестируйте систему для использования с небольшими партиями данных и общими шаблонами
• Назначьте дополнительный персонал для поддержки самого запуска
• Составьте список показателей для оценки успешности запуска и эксплуатации в течение первых месяцев.
• Составьте план устранения возможных простоев или узких мест
• Протестируйте свою сеть, чтобы убедиться, что вы можете удовлетворить растущую нагрузку
• Проверьте резервные копии данных и успешность миграции данных

Теперь «спускаем курок» в заранее установленное время и отслеживаем работу WMS системы после внедрения. Посмотрите, как происходит передача заказов и как ваша команда начинает работать с новым оборудованием и инструкциями пользователей.

Попросите вашу ИТ-команду проверять качество данных и убедиться, что новые заказы поступают через вашу WMS, в то время как руководители склада должны следить за работой персонала, чтобы увидеть, есть ли какие-либо проблемы. Цель состоит в том, чтобы поддерживать работоспособность данной технологии, пока вы помогаете людям устранять проблемы или пропущенные шаги в режиме реального времени.

Заглянув дальше, используйте составленные вами метрики и KPI, чтобы чаще проверять правильность заказов, сокращение времени отбора, получение более эффективных рабочих процессов и любых других выгод или улучшений, которые вы ожидали получить.

Готовы оценить реализацию WMS? Супер!

Начните с общей картины: есть ли горящие проблемы?

Это огонь, который вы исторгаете при охоте за своим поставщиком WMS? Или это пламя от того костра, где сгорают пачки купюр, которые вы подбросили, чтобы наконец-то пересечь финишную черту проекта внедрения WMS?

Опасности внедрения WMS управления складом значительны, и вы обязательно узнаете о полном отказе в течение короткого промежутка времени.

Хорошая новость заключается в том, что правильное планирование и составление бюджета могут помочь вам в достижении цели, поэтому расходы будут оправданы, а персонал обучен новой системе, которая работает лучше.

И еще несколько дополнений.

Важным является не только то, как устойчиво работает аппаратно- программный комплекс, который вы внедрили, но и вопросы доходности, производительности и показатели удовлетворенности ваших клиентов.

Сокращение издержек при правильном планировании складских запасов приведет к росту рентабельности инвестиций, а рост производительности проявится как в уменьшении количества ошибок, так и в повышении общей производительности.
Удовлетворенность клиентов можно будет оценить по росту числа заказов, обрабатываемых в срок и с требуемой точностью.

Важное преимущество, которое получают команды, внедряющие новую WMS-систему управления складом, заключается в том, что они узнают больше о своих запасах и прогнозировании спроса. Это может позволить им сократить запасы и одновременно оптимизировать заказы на пополнение запасов, так что в конечном итоге компания будет меньше платить за хранение.

Подготовка к проекту - это та область, на которой нельзя экономить, иначе вы в конечном итоге увидите рост затрат, на который меньше всего рассчитывали.