Применение ЭтрН и ее учет в рамках внедрения Yolka TMS — кейс от компании Йолка

Применение ЭтрН и ее учет в рамках внедрения Yolka TMS — кейс от компании Йолка
Блог YOLKA.io | Бизнес | Менеджмент
21 ноября 2022
  • »
  • »
С 1 сентября 2022 года применяется электронная транспортная накладная. Схеме документооборота, который предусматривается при работе с ЭТрН и также проблемам, с которыми могут столкнуться участники перевозки, посвящен этот обзор.
Изучите продукты YOLKA

Наше основное преимущество — мы каждый день используем софт, который разрабатываем и предлагаем Вам
Поделиться материалом:

Cодержание материала:

Как была организована работа ранее:

Чаще всего ТрН формировалась в момент приемки товара водителем – перед погрузкой в автомобиль. Согласно Постановлению Правительства РФ от 15.04.2011 №272 документ составлялся в 3 экземплярах – для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Но были распространены случаи, когда создавалось и большее количество ТрН.
  • Несмотря на то, что подписание и обмен транспортными накладными происходит традиционно на бумаге, документы формировались с использованием информационных и технических средств, например, в интерфейсе WMS- или TMS-системы предприятия. Большинство разделов заполнялось автоматически. Сотрудники распечатывали документ и вручную вносили данные в оставшиеся поля.
  • На следующем этапе уполномоченный сотрудник грузоотправителя и водитель подписывали документ.
  • После доставки товара грузополучатель вносил в накладную данные о фактической дате и времени прибытия автомобиля на выгрузку, проставлял отметки о состоянии груза. Ответственный сотрудник грузополучателя и водитель подписывали документ.
  • ТрН подписана всеми сторонами грузоперевозки, и, казалось бы, цепочка документооборота закрыта. Но это не так: подписанный экземпляр мог еще долгое время колесить в пути от грузополучателя к грузоотправителю, задерживая тем самым оплату транспортных услуг.
ЭТрН, как и многие другие документы, появились в рамках Концепции развития электронного документооборота (утверждена Решением президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, протокол от 25.12.2020 № 34).

Цель концепции — определить пути и способы цифровизации документооборота в России.

Как внедрение TMS может повлиять на эффективность бизнеса компании - практический кейс от ЙОЛКА

Переход на электронный документооборот выгоден как бизнесу, так и государству: ускоряются все бизнес-процессы, снижаются расходы, прежде всего на бумагу, уменьшаются ошибки, так как участие человека минимизируется. Государству проще исполнять свои функции, в частности по налоговому администрированию. За счет «прозрачности» деятельности хозяйствующих субъектов устанавливаются правила равной конкуренции.

Как была организована работа ранее:

  • до конца 2024 года составляться 95% счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных;
  • ежегодно увеличиваться не менее чем на 20% количество электронных документов, направляемых организациями друг другу,
  • каждый год на 10% снижаться количество истребуемых налоговиками документов.

Государственная информационная система электронных перевозочных документов

Чтобы участники перевозки обменивались данными, а госорганы своевременно получали сведения, создается государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Ответственным за нее назначен Минтранс России. Использовать данные этой системы могут пять ведомств:
  • МВД России
  • Минтранс России
  • Минцифры России
  • ФНС России
  • Ространснадзор
Информация из ЭТрН направляется в ГИС ЭПД не напрямую, а через операторов электронного документооборота. Их услуги платные. Операторы организуют систему передачи данных из ЭТрН в ГИС ЭПД и предложат свои решения по внедрению ЭДО в информационную систему организации.
Через ГИС ЭПД участники перевозки обмениваются титулами - файлами, составленными в формате XML.

Титул — это часть ЭТрН, заполняемая при завершении отдельного этапа грузоперевозок. Ему присваивается единый уникальный идентификатор (далее — УИД), который формируется в ГИС ЭПД. Все титулы, объединенные одним УИД, формируют электронную транспортную накладную.

Титулы делятся на две группы: обязательные (Т1, Т2, Т3, Т4) и вспомогательные (Т5, Т6, Т7, Т8).
WMS система управления складом. Как внедрить управление складом. Yolka WMS
Фото: infostart.ru

Обязательные титулы ЭТрН

  • Т1
    Это первый титул, который формирует грузоотправитель. Он вносит основные данные по перевозке:
    • информация об участниках перевозки,
    • условия договора перевозки,
    • сведения о транспортном средстве и водителе,
    • сведениях о грузе и сопроводительных документах на него,
    • фактические обстоятельства погрузки груза в транспортное средство.
  • Т2
    Формирует перевозчик. Титул содержит информацию о приеме груза и подписывается КЭП перевозчика.
  • Т3
    Информация грузополучателя о приеме груза от перевозчика, о фактических характеристиках принятого груза и обстоятельствах приемки. Подписывается КЭП грузополучателя.
  • Т4
    Это последний обязательный титул, который формирует перевозчик. Он свидетельствует о выдаче груза грузополучателю. После подписания этого титула КЭП перевозчика операция по доставке груза считается завершенной — договор перевозки груза исполнен.
WMS система управления складом. Как внедрить управление складом. Yolka WMS

Вспомогательные титулы ЭТрН

  • Т5
    Содержит информацию о переадресовке, если меняется пункт доставки или грузополучатель. Подписывается КЭП перевозчика.
  • Т6
    Заполняется, когда меняется водитель или транспортное средство. Также подписывается КЭП перевозчика.

YOLKA расширяет сотрудничество с ВУЗами России, предоставляя доступ студентам к кейсам импортозамещения ПО

  • Т7
    Содержит сведения о выполнении перевозки, стоимости груза, порядке расчета платы за перевозку. Подтверждает факт изменения финансового состояния перевозчика и грузоотправителя — это означает, что перевозка совершена. Титул подписывается электронной подписью ответственного сотрудника со стороны перевозчика.
  • Т8
    Тот же титул, что и Т7, но его подписывает ответственный со стороны грузоотправителя.

Правила подписания титулов

Все титулы подписываются КЭП организации. Такая подпись есть только у руководителя, поэтому для передачи полномочий подписания другому сотруднику надо оформить доверенность на работника. Она оформляется в электронном виде и называется машиночитаемой доверенностью (МЧД). Применяется одновременно с КЭП физического лица (пп. 1 п. 1 ст. 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Эффективные IT-решения для автологистики

Последние два титула (Т7 и Т8) могут подписывать сотрудники, у которых есть специальная подпись сотрудника организации: кроме данных работника она содержит сведения о юрлице.

Однако следует иметь в виду, что с 1 января 2023 года такие подписи не действуют. Для подписания документа потребуются КЭП физического лица и МЧД. Это указано в п. 2.7 ст. 3 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ (редакция от 30.12.2021).
Подписание титулов Т7 и Т8 позволяет признавать ЭТрН в качестве первичного бухгалтерского документа и делать записи в бухгалтерском и налоговом учете. Без этих титулов ЭТрН лишь подтверждает заключение и исполнение договора перевозки и регулирует взаимоотношения сторон.

Во внутреннем электронном документообороте при оформлении ЭТрН участвуют водители, а при отгрузке и приемке товара могут привлекаться и кладовщики. Эти сотрудники могут подписывать документ простой электронной подписью (ПЭП). В качестве ПЭП могут быть признаны пин-код, код из СМС и др., их обычно используют в банковских приложениях, банкоматах.
WMS система управления складом. Как внедрить управление складом. Yolka WMS
Чтобы водители и кладовщики могли использовать такой способ подписания, нужно заключить с ними соглашение, в котором будут указаны (п. 2 ст. 6, п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

  • правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его ПЭП;
  • обязанность лица, создающего и использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность, то есть не разглашать пароли, пин-коды и пр.

Порядок взаимодействия участников перевозки при оформлении ЭТрН

Каждый участник перевозки последовательно заполняет свой титул (файл) и отправляет его в ГИС ЭПД через посредника — оператора электронных перевозочных документов.
  • 1
    Грузоотправитель создает первый титул — Т1, заносит в него все данные, в том числе и о помещенном в автомобиль грузе. Чтобы ответственный работник, который ставит КЭП перед отправкой титула в ГИС ЭПД, мог удостовериться в окончании погрузки и соответствии груза документам, он может предварительно получить согласование (ПЭП) кладовщика.
  • 2
    После подписания титула со стороны грузоотправителя эта часть ЭТрН появляется в ГИС ЭПД и становится доступна всем участникам перевозки.
  • 3
    Водитель подтверждает получение груза. Поскольку у него нет стационарного рабочего места, его нужно обеспечить смартфоном или планшетом, подключенным к интернету.

Тлетворное влияние Запада: примеры из богатой истории импортозамещения в России

  • 4
    Водитель заходит в соответствующий сервис через пароль, пин-код, код в СМС и пр., согласовывает погрузку, вносит необходимые комментарии о состоянии груза.
  • 5
    Окончательное решение по приемке груза принимает ответственный сотрудник перевозчика. Если все в порядке, ставится КЭП перевозчика, этот титул попадает в ГИС ЭПД и также становится доступным всем участникам.
  • 6
    Следующий титул формирует грузополучатель, когда груз дошел до него. Этот факт он должен подтвердить своей КЭП.
  • 7
    Перед подписанием титула ответственный сотрудник получателя может провести согласование с помощью ПЭП кладовщика. После того как титул будет подписан и направлен в ГИС ЭПД, файл становится доступным для участников перевозки.
  • 8
    Водитель подтверждает, что груз доставлен и принят грузополучателем, в аналогичном порядке, что и при приемке груза от грузоотправителя.Подписание этого титула со стороны перевозчика завершает формирование ЭТрН.
  • 9
    Чтобы принять накладную в качестве первичного бухгалтерского документа, потребуется создать еще два необязательных титула: Т7 и Т8. Они содержат все необходимые реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Нормативно-правовая база, регулирующая оборот ЭТрН

  • Постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200
    • Утверждены новые Правила перевозки грузов автомобильным транспортом. Они будут действовать до 1 сентября 2026 года.
    • Разрешается оформление перевозочных документов в электронном виде. Определен порядок составления транспортной накладной.
    • Предусмотрено, что водители могут предъявлять по требованию сотрудников полиции транспортную накладную не только на бумажном носителе, но и в электронном виде
  • Федеральный закон от 02.07.2021 № 336-ФЗ
    • Внесены дополнения в Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, касающиеся порядка применения ЭТрН и других перевозочных документов, составленных в электронном виде.
    • Определено, что все они будут поступать в государственную информационную систему перевозочных документов.
  • Постановление Правительства РФ от 30.11.2021 № 2116
    • Обновлена форма транспортной накладной и требования к ее заполнению.
  • Приказ ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ (действует с 01.09.2022)
    • Утверждены форматы электронных перевозочных документов.
  • Приказ Минтранса России от 10.02.2022 № 40 (действует с 01.09.2022)
    • Определен порядок ведения Реестра операторов информационных систем электронных перевозочных документов.
  • Постановление Правительства РФ от 03.03.2022 № 281 (действует с 01.09.2022)
    • Утверждены Правила представления данных в государственную информационную систему электронных перевозочных документов и технические требования к информационным системам электронных перевозочных документов.
  • Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 No 931 (действует с 01.09.2022)
    • Установлены правила обмена ЭТрН. 
    • С 1 сентября 2022 года ЭТрН могут применяться в добровольном порядке участниками автомобильной перевозки грузов, подключившимися к государственной информационной системе электронных перевозочных документов.

Вам будет интересно

Как обмениваться электронными транспортными накладными

Схемы обмена документами могут быть разными. Они зависят от оператора ЭПД (провайдера) и настроек сервиса, в котором участники грузоперевозок оформляют ЭТрН.

Самый простой алгоритм такой:

  1. Грузоотправитель оформляет ЭТрН в учетной системе или веб-интерфейсе, подписывает свой титул (раздел) квалифицированной электронной подписью (КЭП) и передает его через оператора ЭПД в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
  2. Провайдер передает ЭТрН перевозчику и получателю груза.
  3. Водитель заходит в сервис с планшета или смартфона и подтверждает прием груза простой электронной подписью (ПЭП).
  4. Перевозчик подписывает электронную накладную КЭП.
  5. Получатель принимает груз и подписывает свой раздел документа КЭП.
  6. Водитель подтверждает передачу груза ПЭП.
  7. Менеджер транспортной компании подписывает титул перевозчика КЭП и завершает документооборот.

Внедрение ЭТрН

С 1 сентября 2022 года ЭТрН применяется в добровольном порядке. Срок обязательного применения ЭТрН в настоящее время не определен, потому что переход на электронный формат накладной может вызвать серьезные сложности.

Главное препятствие — к ГИС ЭПД одновременно должны подключиться все три участника перевозки: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Если один из них не подключился к системе, то сформировать ЭТрН невозможно. Сложнее всего будет убедить грузополучателя. Ему транспортная накладная для бухгалтерского и налогового учета фактически не нужна. Товар приходуется на основании накладной, УПД и пр. Транспортная накладная — лишь дополнительный документ, косвенно подтверждающий получение груза.

Все, что нажито непосильным трудом или чем заменить зарубежное ПО

Другими важными препятствиями к переходу на ЭТрН могут стать:

  • Дополнительные затраты. Придется оплатить стоимость услуг по внедрению и обслуживанию системы формирования ЭТрН по договору с операторами электронного документооборота. Потребуется приобрести смартфоны, планшеты для водителей и обеспечить соединение с интернетом.
  • Технический сбой. Для перевозок требуется постоянное наличие у всех участников подключенных к интернету исправных устройств. А сбои прежде всего могут происходить у водителей, работающих со смартфонами, причиной могут стать неисправность, потеря устройства и пр. Если из-за технических неполадок у одной из сторон титул (файл) не поступает в ГИС ЭПД, сформировать ЭТрН будет невозможно.
  • Организационные сбои, например, если один из участников перевозки просто забыл направить подписанный файл в систему.
Все эти факторы могут стать значительным препятствием для внедрения ЭТрН в добровольном порядке, тем более что срок по обязательному применению ЭТрН в настоящее время не установлен.
WMS система управления складом. Как внедрить управление складом. Yolka WMS

Как перейти на электронный обмен транспортными накладными

Предварительно полный отказ от бумажных ТН стартует с 1 января 2023 года. До этого момента создавать и передавать ЭТрН можно добровольно, чтобы наладить и отточить бизнес-процессы.

Что для этого потребуется:

О компании ЙОЛКА:

Yolka является Российским разработчиком программных продуктов для оптимизации логистики/SCM и действующим 4PL провайдером. В частности Yolka управляет всем inbound/outbound трафиком Colgate-Palmolive, покрывая все РЦ в России и СНГ.

Yolka входит в ряд рабочих групп в Совете профессионалов по цепям поставок, где также используются наши ИТ-разработки.

Как 100% РФ разработчик, не имеет проблем с возможностью оплаты, затруднений, связанных с волатильностью курса, а также с лицензированием и доступом к технологиям.

Yolka TMS - решение для управления транспортным потоком наёмного транспорта.

Работа в режиме одного окна на единой платформе. Ряд компаний выбирают Yolka TMS для всей доставки по РФ и для контроля импорта/экспорта

Предусмотрена работа с ЭТрН (электронной транспортной накладной), остальные документы интегрируются «в один клик».
WMS система управления складом. Как внедрить управление складом. Yolka WMS

Наши преимущества:

  • Работаем на рынке с 2015 года.
  • Предоставляем TMS-систему Yolka TMS по модели SaaS для корпораций с разветвленной географией складов, десятками или сотнями перевозчиков, тысячами рейсов в месяц и различными схемами доставки (FTL, LTL, ЖД и прочие).
  • Не требует установки и покупки ПО
  • Линия поддержки Ваших пользователей и поставщиков 24 / 7
  • Автоматическое оповещение перевозчиков о наличии заявок
  • Удобный встроенный механизм тендера спотовых ставок
  • Прозрачный KPI для перевозчиков
  • Сквозная аналитика
  • Снижение объемов рабочей почты за счет избавления от избыточной переписки
  • Распределение задач как по собственному, так и привлеченному транспорту
  • Автоматическое оперативное информирование участников перевозки об изменении статуса (контроль отклонений)
  • Помогаем автоматизировать разные процессы транспортной логистики: планирование межрегиональных поставок, бронирование временных окон, назначение перевозчиков на рейсы в соответствии с заданными правилами, проведение спотовых торгов, отслеживание статуса доставки, учет реестров и документов по перевозкам, претензионная работа и штрафы, отчетность.
  • Имеем подтвержденный опыт успешных внедрений с крупными корпорациями.
  • Интеграция TMS без тарификации
  • Комплексный подход: планирование + контроль + диспетчеризация
  • Многие системы не рассматривают вероятность очередей на воротах, у нас такой функционал есть
  • Настроенный механизм приема спотовых ставок от проверенных перевозчиков
  • Опция success fee - оплата только за совершенную перевозку
  • Мы используем показатель, учитывающий выполнение транспортной компанией максимального числа метрик при перевозке
  • Предусмотрена работа с ЭТрН (электронной транспортной накладной), остальные документы интегрируются «в один клик»
  • Возможно расширение функционала до TMS операторского типа в случае увеличения нагрузки на транспортный контур компании
  • Обладаем экспертизой как в IT, так и в логистике. Благодаря этому помогаем клиентам не только автоматизировать процессы, но и оптимизировать их. Часто решение проблемы лежит не в автоматизации, а в изменении бизнес-процесса.

Технические особенности:

  • Работа со всеми типами перевозок: прямые поставки, кросс-док, пулинг, комбинируемые отгрузки, самовывоз
  • Обработка свыше 1000 заявок на перевозку в сутки
  • Железнодорожные и мультимодальные перевозки
  • Управление двором, распределение задач по любому количеству ворот
  • Работа с RFQ тарифами (прием спотовых ставок, информирование участников)
  • Интеграция с системами учёта: SAP, 1C, Axapta и другими
  • Гибкая структура Личных Кабинетов
  • Доступ с мобильных устройств
  • Сбор и контроль закрывающих документов
  • Решение может предоставляться в корпоративном облаке
  • Прогнозирование и подсказки для операторов
  • Отслеживание и оперативное принятие решений в каждом конкретном случае:
  1. Брак / пересортица
  2. Некорректный срок годности
  3. Отсутствие доверенности у водителя
  4. Отсутствие сертификатов
  5. Поломка в транзите
  6. ДТП
  7. Изменения любых параметров доставки (опоздание, отказ от перевозки т.п.).

В качестве кейса можно привести в пример последнее внедрение YOLKA TMS в группе компаний ГОТЭК.

Предприятия группы “ГОТЭК” продолжают процесс цифровизации производственных процессов, используя современные информационные технологии. В настоящее время на этапе ввода в промышленную эксплуатацию находится крупный проект “Интеграция с транспортно-экспедиционными компаниями (ТЭК)”. Он направлен на оптимизацию процессов взаимодействия логистической службы ТЭК и диспетчерской службы группы “Готэк”. За счет данного проекта компания была намерена повысить точность постановки транспорта под погрузку партнерами - транспортными компаниями; организовывать транспортным компаниям возможность бронирования слотов/волн под погрузку; формировать график отгрузки для управления погрузочно-разгрузочными работами склада. Таким образом, обеспечена еще более высокая точность поставки для клиентов.
Проект стартовал в декабре 2021 года в компании “Готэк-ЦПУ”, предоставляющей услуги предприятиям “Готэк”, “Готэк-Принт”, “Готэк-Полипак” по отгрузке продукции клиентам, - рассказывает куратор проекта, ведущий специалист департамента логистики Екатерина Морозова. - Параллельно в проект включились удаленные площадки. Разрабатывая систему, рабочая группа старалась учесть все пожелания и индивидуальные особенности площадок, а также требования, которые предъявляют клиенты. Программный продукт TMS разрабатывала компания “Йолка”.
WMS система управления складом. Как внедрить управление складом. Yolka WMS
TMS включает себя расширенный функционал с огромным количеством возможностей. Формирование транспортных заявок в системе TMS происходит посредством интеграции с корпоративной ERP системой SyteLine.

При этом процесс создания заявок на транспорт для отделов продаж не изменился. Заполнением и отработкой заявок теперь занимаются транспортные компании (ТК).

Были доработаны возможности системы, чтобы транспортники могли видеть максимальную наполненность заявки (когда, во сколько, кто, откуда, сколько позиций и тд). Эта система помогает участникам процесса быть в одном информационном поле и при этом исключает все лишние коммуникации: звонки по телефону, рассылки, e-mail письма.

Теперь коммуникации осуществляются в программном продукте или в мобильной версии TMS.
С ее использованием все максимально изменилось для логистов, диспетчеров и работников склада. Раньше использовалась внутренняя разработка “Реестр отгрузок”, которая особенно успешно отработала в период пандемии. Но в ней график отгрузки на сутки формировался вручную в формате Excel. Сейчас, благодаря Yolka TMS, Готэк переходит на автоматическое формирование графика с возможностью для ТК и сторонников самовывоза забронировать и обеспечить себе удобное время для погрузки и исключить время простоев. Тем самым на складах точно понимают, кто, когда и в какое время заберет свою продукцию, и в соответствии с этим планируют погрузочные мощности.
Еще один большой плюс программы - она позволяет не только настраивать всевозможные уведомления не только внутри системы, но и оповещать сторонних клиентов, ТК и менеджеров посредством электронной почты, СМС-сообщений и PUSH-уведомлений.

Система создает огромное количество аналитических отчетов, как стандартных, так и специфических, которые в дальнейшем можно использовать в работе. В дополнение к этому программа позволяет прикреплять пакет необходимых электронных транспортных документов, что упрощает их первичную проверку.

Огласите весь список, пожалуйста: проблема импортозамещения грузового автомобильного транспорта в России

Кроме того, система фиксирует KPI транспортных компаний и формирует им рейтинг, прививая дисциплинированность и ответственность.

На контрольно-пропускных пунктах площадок до конца 2022 года будут установлены киоски водителей - терминалы, где работники охраны будут регистрировать въезды и выезды транспорта для дальнейшего формирования электронной транспортной накладной (ЭТрН).

Эта опция была добавлена в Yolka TMS, предупреждая новые изменения в законодательстве, которые в скором времени обяжут ТК осуществлять перевозки по ЭТрН.

В проекте - синхронизация программы с бухгалтерией, которая будет производить проверку транспортных документов и ставить отметку о возможности оплаты.
В проекте участвовали следующие отделы, что говорит о масштабе задачи:

  • отдел логистики на транспорте
  • служба складской и транспортной логистики
  • отдел диспетчеризации и организации складского хозяйства
  • ИТ отдел
  • отдел организационного развития
  • экспертный отдел.

Вы намерены внедрить TMS-систему после прочтения этой статьи? Мы рады предложить вам наше решение YOLKA TMS.

Поделиться материалом:

Начните использовать продукты YOLKA прямо сейчас

Если не знаете, какой тип проекта Вам нужен, закажите бесплатную консультацию.
Облачное решение от YOLKA — это гибкий, масштабируемый и безопасный формат SaaS. В нашей модели работы часть этапов внедрения выполняется без тарификации. Экономьте свои ресурсы, сосредоточьтесь на достижениях!

Если не знаете, какой тип проекта Вам нужен, закажите бесплатную консультацию.

Читайте также