Применение ЭтрН и ее учет в рамках внедрения Yolka TMS — кейс от компании Йолка

Чаще всего ТрН формировалась в момент приемки товара водителем – перед погрузкой в автомобиль. Согласно Постановлению Правительства РФ от 15.04.2011 №272 документ составлялся в 3 экземплярах – для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Но были распространены случаи, когда создавалось и большее количество ТрН.

ЭТрН, как и многие другие документы, появились в рамках Концепции развития электронного документооборота (утверждена Решением президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, протокол от 25.12.2020 № 34).

Цель концепции — определить пути и способы цифровизации документооборота в России.

Переход на электронный документооборот выгоден как бизнесу, так и государству: ускоряются все бизнес-процессы, снижаются расходы, прежде всего на бумагу, уменьшаются ошибки, так как участие человека минимизируется. Государству проще исполнять свои функции, в частности по налоговому администрированию. За счет «прозрачности» деятельности хозяйствующих субъектов устанавливаются правила равной конкуренции.

Чтобы участники перевозки обменивались данными, а госорганы своевременно получали сведения, создается государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Ответственным за нее назначен Минтранс России. Использовать данные этой системы могут пять ведомств:

Информация из ЭТрН направляется в ГИС ЭПД не напрямую, а через операторов электронного документооборота. Их услуги платные. Операторы организуют систему передачи данных из ЭТрН в ГИС ЭПД и предложат свои решения по внедрению ЭДО в информационную систему организации.

Через ГИС ЭПД участники перевозки обмениваются титулами - файлами, составленными в формате XML.

Титул — это часть ЭТрН, заполняемая при завершении отдельного этапа грузоперевозок. Ему присваивается единый уникальный идентификатор (далее — УИД), который формируется в ГИС ЭПД. Все титулы, объединенные одним УИД, формируют электронную транспортную накладную.

Титулы делятся на две группы: обязательные (Т1, Т2, Т3, Т4) и вспомогательные (Т5, Т6, Т7, Т8).

Все титулы подписываются КЭП организации. Такая подпись есть только у руководителя, поэтому для передачи полномочий подписания другому сотруднику надо оформить доверенность на работника. Она оформляется в электронном виде и называется машиночитаемой доверенностью (МЧД). Применяется одновременно с КЭП физического лица (пп. 1 п. 1 ст. 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Последние два титула (Т7 и Т8) могут подписывать сотрудники, у которых есть специальная подпись сотрудника организации: кроме данных работника она содержит сведения о юрлице.

Однако следует иметь в виду, что с 1 января 2023 года такие подписи не действуют. Для подписания документа потребуются КЭП физического лица и МЧД. Это указано в п. 2.7 ст. 3 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ (редакция от 30.12.2021).

Подписание титулов Т7 и Т8 позволяет признавать ЭТрН в качестве первичного бухгалтерского документа и делать записи в бухгалтерском и налоговом учете. Без этих титулов ЭТрН лишь подтверждает заключение и исполнение договора перевозки и регулирует взаимоотношения сторон.

Во внутреннем электронном документообороте при оформлении ЭТрН участвуют водители, а при отгрузке и приемке товара могут привлекаться и кладовщики. Эти сотрудники могут подписывать документ простой электронной подписью (ПЭП). В качестве ПЭП могут быть признаны пин-код, код из СМС и др., их обычно используют в банковских приложениях, банкоматах.

Чтобы водители и кладовщики могли использовать такой способ подписания, нужно заключить с ними соглашение, в котором будут указаны (п. 2 ст. 6, п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

• правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его ПЭП;
• обязанность лица, создающего и использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность, то есть не разглашать пароли, пин-коды и пр.

Каждый участник перевозки последовательно заполняет свой титул (файл) и отправляет его в ГИС ЭПД через посредника — оператора электронных перевозочных документов.

Схемы обмена документами могут быть разными. Они зависят от оператора ЭПД (провайдера) и настроек сервиса, в котором участники грузоперевозок оформляют ЭТрН.

С 1 сентября 2022 года ЭТрН применяется в добровольном порядке. Срок обязательного применения ЭТрН в настоящее время не определен, потому что переход на электронный формат накладной может вызвать серьезные сложности.

Главное препятствие — к ГИС ЭПД одновременно должны подключиться все три участника перевозки: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Если один из них не подключился к системе, то сформировать ЭТрН невозможно. Сложнее всего будет убедить грузополучателя. Ему транспортная накладная для бухгалтерского и налогового учета фактически не нужна. Товар приходуется на основании накладной, УПД и пр. Транспортная накладная — лишь дополнительный документ, косвенно подтверждающий получение груза.

Все эти факторы могут стать значительным препятствием для внедрения ЭТрН в добровольном порядке, тем более что срок по обязательному применению ЭТрН в настоящее время не установлен.

Предварительно полный отказ от бумажных ТН стартует с 1 января 2023 года. До этого момента создавать и передавать ЭТрН можно добровольно, чтобы наладить и отточить бизнес-процессы.

Yolka является Российским разработчиком программных продуктов для оптимизации логистики/SCM и действующим 4PL провайдером. В частности Yolka управляет всем inbound/outbound трафиком Colgate-Palmolive, покрывая все РЦ в России и СНГ.

Yolka входит в ряд рабочих групп в Совете профессионалов по цепям поставок, где также используются наши ИТ-разработки.

Как 100% РФ разработчик, не имеет проблем с возможностью оплаты, затруднений, связанных с волатильностью курса, а также с лицензированием и доступом к технологиям.

Yolka TMS - решение для управления транспортным потоком наёмного транспорта.

Работа в режиме одного окна на единой платформе. Ряд компаний выбирают Yolka TMS для всей доставки по РФ и для контроля импорта/экспорта

Предусмотрена работа с ЭТрН (электронной транспортной накладной), остальные документы интегрируются «в один клик».

Предприятия группы “ГОТЭК” продолжают процесс цифровизации производственных процессов, используя современные информационные технологии. В настоящее время на этапе ввода в промышленную эксплуатацию находится крупный проект “Интеграция с транспортно-экспедиционными компаниями (ТЭК)”. Он направлен на оптимизацию процессов взаимодействия логистической службы ТЭК и диспетчерской службы группы “Готэк”. За счет данного проекта компания была намерена повысить точность постановки транспорта под погрузку партнерами - транспортными компаниями; организовывать транспортным компаниям возможность бронирования слотов/волн под погрузку; формировать график отгрузки для управления погрузочно-разгрузочными работами склада. Таким образом, обеспечена еще более высокая точность поставки для клиентов.

Проект стартовал в декабре 2021 года в компании “Готэк-ЦПУ”, предоставляющей услуги предприятиям “Готэк”, “Готэк-Принт”, “Готэк-Полипак” по отгрузке продукции клиентам, - рассказывает куратор проекта, ведущий специалист департамента логистики Екатерина Морозова. - Параллельно в проект включились удаленные площадки. Разрабатывая систему, рабочая группа старалась учесть все пожелания и индивидуальные особенности площадок, а также требования, которые предъявляют клиенты. Программный продукт TMS разрабатывала компания “Йолка”.

TMS включает себя расширенный функционал с огромным количеством возможностей. Формирование транспортных заявок в системе TMS происходит посредством интеграции с корпоративной ERP системой SyteLine.

При этом процесс создания заявок на транспорт для отделов продаж не изменился. Заполнением и отработкой заявок теперь занимаются транспортные компании (ТК).

Были доработаны возможности системы, чтобы транспортники могли видеть максимальную наполненность заявки (когда, во сколько, кто, откуда, сколько позиций и тд). Эта система помогает участникам процесса быть в одном информационном поле и при этом исключает все лишние коммуникации: звонки по телефону, рассылки, e-mail письма.

Теперь коммуникации осуществляются в программном продукте или в мобильной версии TMS.

С ее использованием все максимально изменилось для логистов, диспетчеров и работников склада. Раньше использовалась внутренняя разработка “Реестр отгрузок”, которая особенно успешно отработала в период пандемии. Но в ней график отгрузки на сутки формировался вручную в формате Excel. Сейчас, благодаря Yolka TMS, Готэк переходит на автоматическое формирование графика с возможностью для ТК и сторонников самовывоза забронировать и обеспечить себе удобное время для погрузки и исключить время простоев. Тем самым на складах точно понимают, кто, когда и в какое время заберет свою продукцию, и в соответствии с этим планируют погрузочные мощности.

Еще один большой плюс программы - она позволяет не только настраивать всевозможные уведомления не только внутри системы, но и оповещать сторонних клиентов, ТК и менеджеров посредством электронной почты, СМС-сообщений и PUSH-уведомлений.

Система создает огромное количество аналитических отчетов, как стандартных, так и специфических, которые в дальнейшем можно использовать в работе. В дополнение к этому программа позволяет прикреплять пакет необходимых электронных транспортных документов, что упрощает их первичную проверку.

Кроме того, система фиксирует KPI транспортных компаний и формирует им рейтинг, прививая дисциплинированность и ответственность.

На контрольно-пропускных пунктах площадок до конца 2022 года будут установлены киоски водителей - терминалы, где работники охраны будут регистрировать въезды и выезды транспорта для дальнейшего формирования электронной транспортной накладной (ЭТрН).

Эта опция была добавлена в Yolka TMS, предупреждая новые изменения в законодательстве, которые в скором времени обяжут ТК осуществлять перевозки по ЭТрН.

В проекте - синхронизация программы с бухгалтерией, которая будет производить проверку транспортных документов и ставить отметку о возможности оплаты.