Как избежать ошибок при комплектации на маркетплейс

Ошибки отбора могут происходить по разным причинам и их понимание помогает предотвратить их повторение.

Если товара нет на складе там, где он должен быть, это означает, что комплектовщику нужно потратить время на его поиски. Это задерживает выполнение заказа, что может привести к недовольству клиента и негативным отзывам. Кроме того, это также приводит к крайне неэффективной работе склада.

С помощью системы управления складом (WMS) каждый товар сканируется и помещается в нужную ячейку. Это означает, что когда комплектовщик ищет строку заказа, SKU всегда будет именно там, где должен быть.

Для некоторых менеджеров склада хранение товаров, упорядоченных по SKU, имеет смысл. Тем не менее, это может вызвать всевозможные проблемы при отборе. Деталь 3460113 легко спутать с деталью 3450113, которая находится рядом с ней. Номера деталей должны быть разделены, когда это возможно.

Использование маркировки и сканера штрих-кода в процессе комплектации может устранить эту проблему.

Если выбрано неправильное количество, время тратится впустую на РМ (рабочем месте) комплектовщика, где, как мы надеемся, ошибка будет замечена. Если ошибка не обнаружена, в составе отобранных заказов отправляются товары, которые затем потребуют возврата или замены. Помимо того, что это стоит денег, это также формирует плохую репутацию бренда.

Чтобы рассчитать стоимость этих ошибок, умножьте количество ошибок доставки в неделю на стоимость ошибки доставки, и вы увидите, сколько денег потрачено впустую. При расчете стоимости неправильной доставки не забудьте учесть стоимость доставки, стоимость возврата, рабочее время для повторного отбора, работу службы поддержки клиентов и время, затраченное на исправление плохих онлайн-отзывов.

Использование сканеров штрих-кода на складе должно сделать невозможным выбор неправильного товара или неправильного количества. При каждом неправильном выборе сканер будет создавать сообщение об ошибке, предупреждая комплектовщика об их ошибке.

В качестве окончательной проверки заказов, которые были собраны в партии, вы можно повторно отсканировать товары в месте отправки (зоне готовых заказов).

Один и тот же артикул может быть размещен в нескольких ячейках на складе. Если в одном из мест нет нужного количества для выполнения заказа, комплектовщику необходимо будет забрать оставшееся количество в другом месте.

Такой сценарий случается часто. Чтобы убедиться, что количество складских запасов по каждому артикулу на складе остается актуальным, комплектовщик должен отслеживать каждую операцию отбора и связанные с ней ячейки склада.

На складе может быть один и тот же товар в упаковках разного размера. Вместо того, чтобы выбирать 2 упаковки по 10 штук, как указано в заказе, комплектовщик может взять 2 упаковки по 5 или 1 по 20. Каждый размер упаковки должен иметь свою маркировку и артикул. Комплектовщики должны сканировать эту этикетку и проверять SKU.

Когда товар поступает на склад, он должен быть промаркирован, что позволяет отслеживать движение SKU по складу. Комплектовщик никогда не должен работать с товарами без штрих-кода.

Наличие комплектовщика, извлекающего товар из ячеек для нескольких заказов во время одного прохода, имеет смысл для повышения эффективности. Тем не менее, если отбор и упаковка не будут выполнены тщательно, может произойти катастрофа. Когда комплектовщик возвращается в зону упаковки, все предметы необходимо отсканировать перед упаковкой, чтобы убедиться, что с заказами все в порядке.

Это не только длительный процесс, но и крайне неэффективный и оставляет большой запас на ошибку из-за потерянных или невыполненных заказов.

Избавьтесь от бумаги на своем складе, используя WMS для управления складом. Когда устраняется возможность человеческой ошибки, можно быть уверенным, что каждый заказ отгружается вовремя, точно и без сбоев.

Если заказы не имеют приоритета, то часто по умолчанию сначала выбираются самые новые заказы в списке из отдела продаж. Это может означать, что старые заказы или более важные заказы игнорируются или задерживаются.

Чтобы решить эту проблему, правильно найти подходящий метод сортировки складских заказов с помощью WMS.

Если на складе одновременно работает слишком много комплектовщиков, скорее всего, будет потрачено больше денег на оплату труда, чем компания получит взамен. Начинают накапливаться сверхурочные, срываются сроки выполнения.

Самый эффективный способ сократить количество комплектовщиков, необходимых для одной смены, — это автоматизировать склад. Автоматизация должна повысить эффективность всех комплектовщиков, а это означает, что для выполнения того же количества заказов их требуется меньше. Наш клиент, дистрибьютор парфюмерии, отметил, что при использовании WMS количество заказов на человека в час увеличилось на 75%.

Благодаря простой в использовании и обучении WMS всегда можно за короткое время нанять временный персонал для работы на складе.

Заказы, которые собраны только наполовину, обычно возвращаются, если оставшиеся товары недоступны, и выполнение откладывается. Это приводит к недовольным клиентам и потенциальным негативным отзывам. Однако отправка половины заказа увеличивает общую стоимость доставки.

Решение состоит в том, чтобы правильно управлять своим распределением. Это означает то, что заказы будут собраны только наполовину, если вы согласны сделать частичную отгрузку. Это бизнес-решение, которое можно установить как правило или пересматривать по каждому невыполненному заказу.

Наличие фиксированных мест устраняет возможность гибкого размещения товаров повышенного спроса ближе к ЗГЗ, когда это необходимо. Это также означает, что складские площади не полностью оптимизированы, что требует денег и ресурсов.

Внедрение WMS позволит динамически размещать объекты. При этом лучше используется пространство на складе, экономятся деньги и откладывается необходимость переезда на более крупную площадку.

Например, если клиенты заказывают одни продукты вместе с другими, храните эти артикулы вместе в одном месте. Точно так же, если некоторые SKU легко перепутать, не храните их рядом друг с другом.

Требуется время для обучения комплектовщиков планировке склада. Когда наступает пик сезона и нанимается временный персонал, такое же обучение невозможно себе позволить. Если полагаться на то, что комплектовщики знают, где что находится, это будет стоить времени и денег, не обеспечивая достаточной отдачи.

Это неэффективный процесс, который тратит драгоценное время и ресурсы. Это также увеличивает время выполнения заказа, что приводит к недовольству клиентов.

Причина того, что один заказ обычно комплектуется за один проход комплектования, заключается в том, что он печатается на листе бумаги.

Однако, отказавшись от бумаги и используя вместо этого рабочие процессы WMS, циклы комплектования могут быть разработаны наиболее эффективным образом, что часто может означать, что несколько комплектовщиков выбирают товары для одного заказа как часть пакетного выполнения. Затем заказ объединяется в зоне комплектации, что экономит время и ресурсы.

Отсутствие такой статистики означает, что оценить эффективность работы персонала невозможно, сложно также отследить выполнение заказа. Это означает, что общаться с клиентом относительно статуса его заказа бесполезно.

Подходящая WMS с целенаправленными рабочими процессами электронной коммерции должна предоставить полную информацию обо всех движениях складских запасов, в том числе о том, кто из сотрудников выполнил каждое действие. Это то, что надо, чтобы иметь полный контроль над складскими процессами и навсегда устранить складской хаос.

Необходимо разработать KPI для мотивации сотрудников. От начальника склада до комплектовщика. Если выпадает хотя бы одно звено, система мотивации не сработает.

Важны тщательный подбор и обучение сотрудников склада. В данном случае кадры действительно решают, если не все, то почти все.

Задача на отбор выполняется с применением радиотерминалов сбора данных. По результатам отбора товар может быть перемещен в выделенную зону контроля и упаковки. Зона контроля и упаковки может быть оборудована рабочими местами с подключенными сканерами считывания штрихкодов, с помощью которых производится сканирование отобранного товара и проверка на соответствие заказу. Процедура контроля может быть произведена и с применением радиотерминалов сбора данных. В процессе выполнения процедуры контроля отобранный товар может быть упакован в транспортные места – контейнеры с печатью упаковочного листа для передачи транспортной компании, в собственный магазин, маркетплейс или конечному клиенту.

По результатам отбора товара в один контейнер по нескольким заказам, объединенным в группу, выполняется последующая процедура сортировки. В процессе сортировки товар раскладывается по заказам для последующей отправки клиентам.

Проконтролированный и упакованный товар может быть еще раз пересчитан у ворот отгрузки или при загрузке в машину. В данном случае пересчет производится уже не по товарному составу, а по количеству отгружаемых грузовых мест.

Заказчик WMS - официальный дистрибьютор профессиональных косметических брендов в России.

Ассортимент товаров:

• профессиональная косметика для волос
• профессиональная косметика по уходу за кожей лица и тела
• профессиональная декоративная косметика
• профессиональная косметика по уходу за ногтями
• оборудование для салонов красоты.

Продукцию можно приобрести в торговых сетях, салонах красоты, эстетических клиниках и SPA центрах а также на маркетплейсах Ozon и Wildberries, причем объем реализации через онлайн-каналы продаж в последнее время существенно вырос.

В связи с ростом продаж через маркетплейсы и преобладанием задач фулфилмента по схеме FBS (fulfillment by seller) на складе компании увеличилось количество складских операций комплектования и возросли требования к точности.

Нашей целью было достижение точности комплектации заказов на складе без ошибок до мировых стандартов - 99,96% ( SL - service level склада), для того, чтобы избавиться от проблемы возвратов.

Возврат - это и репутационные потери из-за плохих отзывов клиентов, и потеря прибыли из-за устранения ошибок комплектования, ведь стоимость возврата дорогого товара весьма существенна.

До начала внедрения процесс комплектации был непрерывным и методика была следующей:

• с помощью ТСД комплектовщиками проводился отбор товара в ЗГЗ
• проводилась проверка на количество паллет
• осуществлялась отгрузка

Особенностью такой схемы было то, что если какой-то из заказов не был отобран в ЗГЗ, нельзя было перейти к комплектованию на маркетплейс (когда из нескольких заказов формировалась одна партия).

В качестве решения было предложено выделить процесс комплектации заказов на маркетплейс в отдельный процесс и было организовано РМ комплектовщика с установкой средств видеофиксации.

Производится отбор в зону готовых заказов (ЗГЗ), где на специально оборудованном РМ выделенным сотрудником проводится проверка заказов и комплектация в партию для отправки на маркетплейс (схема FBS).

Схема следующая:

• сканируется содержимое короба, в котором комплектовщиком аккумулировано несколько заказов
• производится проверка заказов
• из нескольких заказов комплектуется партия для отправки на маркетплейс.

В процессе внедрения:

• Доработан модуль печати этикеток для Ozon и Wildberries
• Организованы рабочие места (РМ) для проверки заказов

Внедрение Yolka WMS и изменение текущих бизнес-процессов привело к достижению точности комплектации заказов на складе без ошибок — 99,98%.

Комплектация заказов на складе без ошибок, или в рамках 99,98% реальна и достижима. Требуется комплексный подход и твердая воля руководителя компании.

Для каждого склада должна быть разработана собственная стратегия выполнения отбора под управлением WMS системы в зависимости от топологии склада, соотношения количества артикулов и ячеек отбора, интенсивности поступлений и отгрузок, оборачиваемости хранимых товаров.

Компания ЙОЛКА партнер Совета профессионалов по цепям поставок — действующий 4PL оператор и разработчик IT-решений в области логистики и E-commerce. Компания предлагает готовые решения под торговой маркой YOLKA.

YOLKA WMS
может масштабироваться от одного пользователя небольшого склада до сотни пользователей крупного РЦ. В системе есть функционал учета по партиям и срокам годности, адресного хранения, кросс-докинга, биллинга, слежения за трудозатратами, отчетности, разработки планограммы склада, контроля и учета тары, работы с ЕГАИС и тп. Реализован API для любых интеграций.