Как определить, что вашей компании не обойтись без TMS

В первую очередь, TMS-система представляет собой необходимый инструмент для предприятий, предоставляющих услуги транспортной логистики (магистральные перевозки, адресная доставка, перевозка опасных грузов или грузов с особыми температурными режимами перевозки) или для компаний, доставляющих товары и грузы своим клиентам самостоятельно (производители или дистрибьюторы).

Основная задача TMS — предложить такую схему доставки, которая будет наиболее экономически выгодной для компании, с учетом всех условий и параметров перевозки, и максимально выгодным и для клиента с позиции времени и стоимости доставки, сохранности груза и надежности логистического оператора.

В первую очередь сформируем перечень компаний, которым это программное обеспечение будет полезным в первую очередь.

На самом деле, применение современных систем управления транспорта создаваемых на базе TMS-платформы не ограничивается вышеупомянутыми сферами. Современный транспорт развивается очень быстро, и кто знает, возможно, в скором временем мы будем управлять грузовыми дронами и электрогрузовиками с автопилотами.

Возвращаясь к сферам и направлениям бизнеса, которым может быть рекомендована автоматизация транспорта, наиболее важные критерии:

• Вы производитель/дистрибьютор товаров. Ваше предприятие регулярно доставляет свои товары по широкой сети потребителей.
• У вас есть АТП. Ваш парк автомобилей растет, и Вы чувствуете, что снижается управляемость и прозрачность.
• Ручное управление транспортом стало неэффективным. Вы тратите массу времени на планирование и контроль.
• Ваши затраты на транспорт растут непропорционально прибыли.
• Злоупотребления. Вы сталкиваетесь с не целевым использованием транспорта водителями или ваши подрядчики не выполняют своих договоренностей.
• Вы владеете специальным транспортом. У вас более 30 единиц офисного или обслуживающего транспорта, который нуждается в разумном планировании и контроле.

• высокая себестоимость перевозок.
• неэффективное использование транспорта.
• процесс планирования строится на основе субъективного мнения.
• нет возможности менять маршруты в режиме онлайн.
• нет информации для аналитики.
• используются дополнительные человеческие ресурсы.

Как же решить все эти проблемы и заставить работать свою логистику более эффективно, а компаниям, оказывающим логистические услуги увеличить лояльность своих клиентов и совершать меньше ошибок. Ведь на кону не только репутация, на кону прибыль и выживание бизнеса.

Система управления транспортом TMS, конечно же, это не панацея, это инструмент, которым необходимо научиться пользоваться и применять с максимальной эффективностью. Но давайте посмотрим, что же он из себя представляет и как с ним работать.

На сегодняшний день не достаточно просто купить или скачать программу и начать ее использование. Такого рода софт необходимо настроить и адаптировать под бизнес-процессы компании. Для комплексной автоматизации транспортной логистики применяются следующие решения и технологии:

• Программное обеспечение – Система управления транспортом (TMS).
• Программно-аппаратные решения: компьютеры, смартфоны, облачные сервера, GPS-трекеры, контроллеры и датчики.
• Работу экспертов имеющих рабочие кейсы для конкретных направлений: магистральная, мультимодальная, адресная доставка и т.п.
• Наличие систем и методик для бизнес-анализа, сбора и обработки данных.
• Применение проектного управления для быстрого и эффективного старта проекта автоматизации транспортной логистики.
• Наличие у поставщика решений на базе WEB технологий.

Итак, если объединить все выше сказанное, то Transport Management System - это программное обеспечение для планирования маршрутов, мониторинга передвижения транспорта и проведения план-факторного анализа выполнения плановых рейсов в режиме онлайн. Предназначено для автоматизации работы предприятий с организационной структурой любой сложности и оптимизировано для работы с большим количеством машин (от 10 до нескольких тысяч).

Система управления транспортом может быть интегрирована с другими программными решениями для автоматизации и управления бизнес-процессами, особенно в рамках управления цепочками поставок, например: интеграция со всеми популярными ERP-системами и CRM, интеграция с WMS-системой управления складом, YMS (ярд менеджментом), BI, GPS и системами логистического документооборота.

Но систему надо поддерживать и развивать, поэтому, если крупная логистическая компания имеет собственную IT-службу, то основными возможностями TMS-системы со стороны IT будут:

• Модульная архитектура с возможностью создавать резервные узлы, что позволяет избежать остановки всей системы при выходе из строя одного модуля либо узла (физического сервера). Также это позволяет делать горизонтальное масштабирование для наращивания мощности при необходимости обслуживать больше запросов в единицу времени.
• Гибкая структура назначения полномочий пользователям на функции (доступ к определенным действиям, доступ к определенным справочникам) и на данные (доступ к части данных справочников). Это позволяет настроить пользователю доступ только к тем объектам и функциям, которые необходимы ему для выполнения его работы.

• Возможность интеграции с системой безопасности на базе Active Directory позволяет централизованно управлять доступом сотрудников не только к ПО но и к другим ресурсам компании.
• Все справочники TMS, при наличии права доступа, имеют возможность выгружать данные в файлы обмена.
• Все действия пользователей фиксируются и могут быть просмотрены в виде отчетов.
• TMS может проводить отслеживание по Android трекеру, по мобильному приложению под Android/iOS, работать с различными типами GPS/ГЛОНАСС трекеров (подключить можно любой при наличии открытого протокола обмена данными).
• TMS позволяет вести учет расхода топлива по датчикам уровня топлива, проточным датчикам, CAN и OBD шинам.

Если вы еще не решились на автоматизацию своей транспортной логистики или уже готовы запускать проект, но нужны дополнительные аргументы, то хотим выделить основные преимущества TMS-системы от компании ЙОЛКА, которые ее отличают от учетных систем класса ERP или систем GPS-мониторинга.

• Эффективное управление сотрудниками, грузом, подвижным составом.
• Возможность справляться с задачей меньшим количеством машин.
• Уменьшение влияния человеческого фактора.
• Синхронизация с любой учетной системой.
• Легкая адаптация под индивидуальные запросы.
• Прослеживаемость местонахождения грузов и перенаправление маршрутов через промежуточные склады-хабы или распределительные центры.

Yolka является Российским разработчиком программных продуктов для оптимизации логистики/SCM и действующим 4PL провайдером. В частности Yolka управляет всем inbound/outbound трафиком Colgate-Palmolive, покрывая все РЦ в России и СНГ.

Yolka входит в ряд рабочих групп в Совете профессионалов по цепям поставок, где также используются наши ИТ-разработки.

Как 100% РФ разработчик, не имеет проблем с возможностью оплаты, затруднений, связанных с волатильностью курса, а также с лицензированием и доступом к технологиям.

Предприятия группы “ГОТЭК” продолжают процесс цифровизации производственных процессов, используя современные информационные технологии. В настоящее время на этапе ввода в промышленную эксплуатацию находится крупный проект “Интеграция с транспортно-экспедиционными компаниями (ТЭК)”. Он направлен на оптимизацию процессов взаимодействия логистической службы ТЭК и диспетчерской службы группы “Готэк”. За счет данного проекта компания была намерена повысить точность постановки транспорта под погрузку партнерами - транспортными компаниями; организовывать транспортным компаниям возможность бронирования слотов/волн под погрузку; формировать график отгрузки для управления погрузочно-разгрузочными работами склада. Таким образом, обеспечена еще более высокая точность поставки для клиентов.

Проект стартовал в декабре 2021 года в компании “Готэк-ЦПУ”, предоставляющей услуги предприятиям “Готэк”, “Готэк-Принт”, “Готэк-Полипак” по отгрузке продукции клиентам, - рассказывает куратор проекта, ведущий специалист департамента логистики Екатерина Морозова. - Параллельно в проект включились удаленные площадки. Разрабатывая систему, рабочая группа старалась учесть все пожелания и индивидуальные особенности площадок, а также требования, которые предъявляют клиенты.

TMS включает себя расширенный функционал с огромным количеством возможностей. Формирование транспортных заявок в системе TMS происходит посредством интеграции с корпоративной ERP системой SyteLine.

При этом процесс создания заявок на транспорт для отделов продаж не изменился. Заполнением и отработкой заявок теперь занимаются транспортные компании (ТК).

Были доработаны возможности системы, чтобы транспортники могли видеть максимальную наполненность заявки (когда, во сколько, кто, откуда, сколько позиций и тд). Эта система помогает участникам процесса быть в одном информационном поле и при этом исключает все лишние коммуникации: звонки по телефону, рассылки, e-mail письма.

Теперь коммуникации осуществляются в программном продукте или в мобильной версии TMS.

С ее использованием все максимально изменилось для логистов, диспетчеров и работников склада. Раньше использовалась внутренняя разработка “Реестр отгрузок”, которая особенно успешно отработала в период пандемии. Но в ней график отгрузки на сутки формировался вручную в формате Excel. Сейчас, благодаря Yolka TMS, Готэк переходит на автоматическое формирование графика с возможностью для ТК и сторонников самовывоза забронировать и обеспечить себе удобное время для погрузки и исключить время простоев. Тем самым на складах точно понимают, кто, когда и в какое время заберет свою продукцию, и в соответствии с этим планируют погрузочные мощности.

Еще один большой плюс программы - она позволяет не только настраивать всевозможные уведомления не только внутри системы, но и оповещать сторонних клиентов, ТК и менеджеров посредством электронной почты, СМС-сообщений и PUSH-уведомлений.

Система создает огромное количество аналитических отчетов, как стандартных, так и специфических, которые в дальнейшем можно использовать в работе. В дополнение к этому программа позволяет прикреплять пакет необходимых электронных транспортных документов, что упрощает их первичную проверку.

Кроме того, система фиксирует KPI транспортных компаний и формирует им рейтинг, прививая дисциплинированность и ответственность.

На контрольно-пропускных пунктах площадок до конца 2022 года будут установлены киоски водителей - терминалы, где работники охраны будут регистрировать въезды и выезды транспорта для дальнейшего формирования электронной транспортной накладной (ЭТрН).

Эта опция была добавлена в Yolka TMS, предупреждая новые изменения в законодательстве, которые в скором времени обяжут ТК осуществлять перевозки по ЭТрН.

В проекте - синхронизация программы с бухгалтерией, которая будет производить проверку транспортных документов и ставить отметку о возможности оплаты.

В проекте участвовали следующие отделы, что говорит о масштабе задачи:

• отдел логистики на транспорте
• служба складской и транспортной логистики
• отдел диспетчеризации и организации складского хозяйства
• ИТ отдел
• отдел организационного развития
• экспертный отдел.

Вы намерены внедрить TMS-систему после прочтения этой статьи? Мы рады предложить вам наше решение YOLKA TMS.