Интеграция TMS с информационными системами для автоматизации логистики

В первую очередь, TMS-система представляет собой необходимый инструмент для предприятий, предоставляющих услуги транспортной логистики (магистральные перевозки, адресная доставка, перевозка опасных грузов или грузов с особыми температурными режимами перевозки) или для компаний, доставляющих товары и грузы своим клиентам самостоятельно (производители или дистрибьюторы).

Основная задача TMS — предложить такую схему доставки, которая будет наиболее экономически выгодной для компании, с учетом всех условий и параметров перевозки, и максимально выгодным и для клиента с позиции времени и стоимости доставки, сохранности груза и надежности логистического оператора.

Система управления транспортом (TMS) обычно является частью сложной ИТ-экосистемы предприятия. Для того, чтобы он работал эффективно и полноценно, его следует интегрировать с другими системами (как внутренними, так и внешними). Эффективная интеграция должна обеспечивать плавный и безошибочный поток данных, передаваемых между различными программами. Давайте посмотрим, с каким другим программным обеспечением может потребоваться интеграция вашей системы управления транспортировкой и почему.

ERP-система обычно является ядром ИТ-инфраструктуры компании, контролируя все бизнес-процессы (производство, транспорт, продажи, финансы, маркетинг и т. д.). Если у компании есть система ERP от поставщика, отличного от поставщика TMS, интеграция между ними будет иметь решающее значение для обмена данными о заказах. Связь между этими системами также облегчит планирование транспортных операций.

Если используется специализированная WMS-система, не являющуюся компонентом ERP, ее объединение с TMS-системой позволит правильно координировать складские и отгрузочные операции. После настройки обмена данными можно будет обмениваться информацией об отправках и оперативно планировать приемку и отгрузку.

Если речь идет о дистрибьюторе, скорее всего, есть специализированное программное обеспечение, например CRM, отвечающее за прием заказов из нескольких каналов (интернет-портал, массовые заказы). Если интегрировать их с системой TMS, это улучшит управление отгрузкой, облегчит консолидацию отгрузок, а также может способствовать сокращению времени доставки.

Даже если в компании есть TMS, которая занимается выставлением счетов, объем ее функций может оказаться недостаточным ваших нужд бизнеса. Поэтому, если есть независимая бухгалтерская программа, требуется подключить ее к системе TMS, чтобы обеспечить правильное выставление счетов, управление претензиями и т. д.

Специализированный инструмент BI, скорее всего, будет иметь большие аналитические возможности, чем модуль BI в TMS. Интеграция системы TMS с отдельной платформой BI, в частности, Power BI позволит создавать сложные анализы, сводки и преобразовывать информацию в знания. Благодаря этому реально получить комплексную картину ситуации.

Благодаря такой интеграции перевозчики смогут получать подробную информацию о грузе (тип товара, габариты, места сбора и доставки, тариф и т. д.). Заказчики, в свою очередь, смогут отслеживать отправку, просматривать маршрут, текущее местоположение, данные поставщика или запланированное время прибытия. Кроме того, будет легко отправить транспортную документацию.

Портал транспортной биржи является важным источником получения заказов для многих перевозчиков. Благодаря этой интеграции принципалы смогут удобно общаться с перевозчиками и транспортными компаниями. Операторы, с другой стороны, смогут отправлять заказы своим контрактным перевозчикам напрямую и в цифровом виде. Такое решение значительно сокращает время выбора перевозчика и гарантирует, что мы работаем с проверенными, проверенными компаниями.

На выбор оптимальной технологии системной интеграции влияют, в том числе, объем данных, возможности отдельных программ, требования к безопасности обмена информацией или бюджет. К наиболее часто используемым технологиям интеграции информационных систем относятся:

EDI — это форма обмена структурированными документами между деловыми партнерами. Форматы документов EDI, называемые стандартами EDI, определяют, какая информация содержится в данном документе. Стандартами EDI, используемыми в индустрии 3PL, являются ANSI X12 и EDIFACT. Наиболее часто используемые методы связи в рамках EDI включают:

• электронный обмен данными точка-точка;
• сеть EDI;
• протоколы интернет-коммуникаций - FTP/VPN, SFTP, FTPS, AS2;
• веб-EDI;
• аутсорсинг EDI.

API — это набор процедур, коммуникационных протоколов и инструментов, позволяющих взаимодействовать между различными программами. Если подробнее рассмотреть популярные типы API, то среди них можно найти:

Системы также могут обмениваться данными с помощью файлов данных. Файлы должны иметь стандартизированный формат, такой как EDI (электронный обмен данными), XML (расширяемый язык разметки) или все более популярный JSON (нотация объектов JavaScript).

Это решение предполагает использование промежуточной базы данных, совместно используемой обеими системами. В этом случае интегрированные системы постоянно обновляют промежуточную базу данных. С заданными пользователем интервалами обе программы проверяют промежуточную базу данных на наличие новой информации, добавленной другой системой. Если это так, они обновят свою внутреннюю базу данных.

Интеграция системы управления транспортом с другими системами, несомненно, дает множество преимуществ. Автоматический поток данных повышает скорость передачи информации, позволяет минимизировать количество ошибок, предотвращает недопонимание и позволяет исключить бумажный документооборот.

Если вы еще не решились на автоматизацию своей транспортной логистики или уже готовы запускать проект, но нужны дополнительные аргументы, то хотим выделить основные преимущества TMS-системы от компании ЙОЛКА, которые ее отличают от учетных систем класса ERP или систем GPS-мониторинга.

• Эффективное управление сотрудниками, грузом, подвижным составом.
• Возможность справляться с задачей меньшим количеством машин.
• Уменьшение влияния человеческого фактора.
• Синхронизация с любой учетной системой.
• Легкая адаптация под индивидуальные запросы.
• Прослеживаемость местонахождения грузов и перенаправление маршрутов через промежуточные склады-хабы или распределительные центры.

Yolka является Российским разработчиком программных продуктов для оптимизации логистики/SCM и действующим 4PL провайдером. В частности Yolka управляет всем inbound/outbound трафиком Colgate-Palmolive, покрывая все РЦ в России и СНГ.

Yolka входит в ряд рабочих групп в Совете профессионалов по цепям поставок, где также используются наши ИТ-разработки.

Как 100% РФ разработчик, не имеет проблем с возможностью оплаты, затруднений, связанных с волатильностью курса, а также с лицензированием и доступом к технологиям.

Yolka TMS - решение для управления транспортным потоком наёмного транспорта.

Работа в режиме одного окна на единой платформе. Ряд компаний выбирают Yolka TMS для всей доставки по РФ и для контроля импорта/экспорта

Предприятия группы “ГОТЭК” продолжают процесс цифровизации производственных процессов, используя современные информационные технологии. В настоящее время на этапе ввода в промышленную эксплуатацию находится крупный проект “Интеграция с транспортно-экспедиционными компаниями (ТЭК)”. Он направлен на оптимизацию процессов взаимодействия логистической службы ТЭК и диспетчерской службы группы “Готэк”. За счет данного проекта компания была намерена повысить точность постановки транспорта под погрузку партнерами - транспортными компаниями; организовывать транспортным компаниям возможность бронирования слотов/волн под погрузку; формировать график отгрузки для управления погрузочно-разгрузочными работами склада. Таким образом, обеспечена еще более высокая точность поставки для клиентов.

Проект стартовал в декабре 2021 года в компании “Готэк-ЦПУ”, предоставляющей услуги предприятиям “Готэк”, “Готэк-Принт”, “Готэк-Полипак” по отгрузке продукции клиентам, - рассказывает куратор проекта, ведущий специалист департамента логистики Екатерина Морозова. - Параллельно в проект включились удаленные площадки. Разрабатывая систему, рабочая группа старалась учесть все пожелания и индивидуальные особенности площадок, а также требования, которые предъявляют клиенты.

TMS включает себя расширенный функционал с огромным количеством возможностей. Формирование транспортных заявок в системе TMS происходит посредством интеграции с корпоративной ERP системой SyteLine.

При этом процесс создания заявок на транспорт для отделов продаж не изменился. Заполнением и отработкой заявок теперь занимаются транспортные компании (ТК).

Были доработаны возможности системы, чтобы транспортники могли видеть максимальную наполненность заявки (когда, во сколько, кто, откуда, сколько позиций и тд). Эта система помогает участникам процесса быть в одном информационном поле и при этом исключает все лишние коммуникации: звонки по телефону, рассылки, e-mail письма.

Теперь коммуникации осуществляются в программном продукте или в мобильной версии TMS.

С ее использованием все максимально изменилось для логистов, диспетчеров и работников склада. Раньше использовалась внутренняя разработка “Реестр отгрузок”, которая особенно успешно отработала в период пандемии. Но в ней график отгрузки на сутки формировался вручную в формате Excel. Сейчас, благодаря Yolka TMS, Готэк переходит на автоматическое формирование графика с возможностью для ТК и сторонников самовывоза забронировать и обеспечить себе удобное время для погрузки и исключить время простоев. Тем самым на складах точно понимают, кто, когда и в какое время заберет свою продукцию, и в соответствии с этим планируют погрузочные мощности.

Еще один большой плюс программы - она позволяет не только настраивать всевозможные уведомления не только внутри системы, но и оповещать сторонних клиентов, ТК и менеджеров посредством электронной почты, СМС-сообщений и PUSH-уведомлений.

Система создает огромное количество аналитических отчетов, как стандартных, так и специфических, которые в дальнейшем можно использовать в работе. В дополнение к этому программа позволяет прикреплять пакет необходимых электронных транспортных документов, что упрощает их первичную проверку.

Кроме того, система фиксирует KPI транспортных компаний и формирует им рейтинг, прививая дисциплинированность и ответственность.

На контрольно-пропускных пунктах площадок до конца 2022 года будут установлены киоски водителей - терминалы, где работники охраны будут регистрировать въезды и выезды транспорта для дальнейшего формирования электронной транспортной накладной (ЭТрН).

Эта опция была добавлена в Yolka TMS, предупреждая новые изменения в законодательстве, которые в скором времени обяжут ТК осуществлять перевозки по ЭТрН.

В проекте - синхронизация программы с бухгалтерией, которая будет производить проверку транспортных документов и ставить отметку о возможности оплаты.

В проекте участвовали следующие отделы, что говорит о масштабе задачи:

• отдел логистики на транспорте
• служба складской и транспортной логистики
• отдел диспетчеризации и организации складского хозяйства
• ИТ отдел
• отдел организационного развития
• экспертный отдел.

Вы намерены внедрить TMS-систему после прочтения этой статьи? Мы рады предложить вам наше решение YOLKA TMS.