Проект автоматизации склада — малыми шагами к большому результату

Итак, что же входит в проект по автоматизации склада?

В проект по внедрению адресного хранения на складе входят следующие основные этапы:

На этом этапе заказчик формулирует требования, ожидаемые от внедрения системы, которые могут быть представлены как обязательные, желательные и перспективные.

На стороне интегратора - формирование технической документации, подтверждающей наличие необходимых методик, навыков реализации проекта, опыта проектной команды, демонстрации реализованных решений. Итогом тендерной работы является сформированное коммерческое предложение с ценами и планом работ. По завершении тендера и выбора поставщика услуг интегратор приступает к проекту по внедрению WMS-системы, который условно делится на несколько этапов, отличающихся друг от друга спецификой решаемых задач.

Внедрение WMS серьезно меняет технологию выполнения операций на складе, но не должно менять общий состав процессов предприятия и требовать внесения серьезных изменений в логику работы учетной системы. Например, если предприятие до внедрения WMS оказывает клиентам такие услуги, как переборка брака, кросс-докинг, комплектация заказов товарами определенных серий или сроков годности, набор услуг должен сохраниться и допустимо изменить только технологию работы персонала склада. Таким образом, прежде чем планировать и выбирать систему управления складом, необходимо определить для себя существующие параметры работы предприятия.

Желательно нарисовать схему склада, на которой отразить все помещения всех этажей склада, имеющие отношение к обработке товара. В качестве инструментария можно использовать любой пакет бизнес-графики.

В пояснениях к схеме необходимо указать:

• какие стеллажные конструкции используются в каждой зоне (напольное хранение, фронтальные, набивные или гравитационные стеллажи, мезонин и т. п.);
• как организована транспортировка товара между зонами (лифты, подача штабелером и т. п.);
• размеры и число ячеек, которые есть на складе в каждой зоне, и как они используются (хранение, отбор, перегрузка и т. п.).

Очень часто после формирования топологии (схемы склада) становится видно, где и как можно изменить расстановку стеллажей, где добавить или переместить проход или, например, увеличить вместимость склада или оптимизировать маршруты движения техники между зонами. Например, если склад расположен на нескольких этажах, надо сразу ставить вопросы о поддержке WMS размещения товара на хранение, организации пополнения ячеек отбора и отгрузки товаров через лифты.

Немаловажным аспектом при оценке сложности внедрения WMS является информация о товарах, с которыми работает склад. Всю товарную номенклатуру необходимо разбить на группы и для каждой группы определить следующие параметры:

• тип измерения товара (штучный, мерный, весовой) – штучный (паллет, слой, короб, внутренняя упаковка, штука), мерный (барабан, бухта, метр или бочка, канистра, литр/ килограмм), весовой (килограмм; единицу измерения, в которой товар учитывается, – базовая неделимая единица товара на складе);
• единицы товара на приходе (полные или неполные монопаллеты, смешанные паллеты, короба в навал, бухты, бочки и т. п.);
• единицы товара в хранении (монопаллеты, смешанные паллеты, короба, штуки);
• атрибуты партии товара (срок годности, дата производства, серийные номера, номера партий производителя, номер приходного документа, дата прихода или любые их комбинации);
• оборачиваемость товара (по дате производства, или по дате истечения срока годности, или по номеру партии, или произвольная, если возможна отгрузка любого товара в зависимости от условий в заказе на отгрузку, например отгрузка по серийному номеру).

Собрав информацию по товару, с которым работает склад, сразу можно сказать, все ли группы товаров будут корректно обрабатываться системой или потребуется доработка логики WMS. Естественно, чем больше доработок системы необходимо выполнить, тем выше будут цена проекта внедрения и риски, что он не уложится в сроки или процессы работы с товаром будут настроены не оптимально с точки зрения бизнес-логики.

Необходимо составить краткое описание существующих процессов на складе, для каждого из которых нужно задокументировать:

• название процесса (приемка, размещение, комплектация и т. п.);
• условия начала процесса (документы или события, которые запускают процесс);
• алгоритм процесса, включая действия в учетной системе предприятия, а не только складские операции (пошаговое описание алгоритма выполнения процесса с четким указанием, кто, на основании чего, что именно и с какими предметами делает);
• нештатные ситуации, которые могут возникнуть в ходе выполнения процесса, и способ их разрешения (например, приход товара, не указанного в накладной, или недостача товара на приходе – нештатные ситуации, и по каждой из них надо четко понять, как они обрабатываются на складе и проводятся по учетной системе);
• результаты процесса (какого состояния необходимо достичь, выполнив процесс; например, результатом процесса размещения товара является товар, размещенный в ячейки хранения).

Особое внимание необходимо уделить описанию алгоритмов проведения документов товародвижения по остаткам учетной системы и обработке исключительных ситуаций. Не лишним будет приложить к описанию формы печатных документов.

Если у заказчика уже есть задокументированные бизнес-процессы, то эту фазу можно значительно сократить, что скажется на стоимости проекта.

Полезно провести снятие данных хронометража работы склада до внедрения WMS. В первую очередь это позволит понять, где и в каких случаях тратится время. Необходимо также собрать статистические данные о товаропотоке на складе, например:

• количество документов приемки в день (среднее, максимальное);
• количество позиций в одном документе приемки (среднее, максимальное);
• количество сотрудников, занятых тем или иным родом деятельности в течение дня, и др.

Данные по статистике работы склада позволят на этапе выбора WMS сразу запрашивать у поставщика требования к конфигурации серверов и обоснованно сравнивать спецификации для разных систем. После завершения внедрения на основании ранее снятых характеристик можно будет точно и обоснованно оценить эффект от использования WMS.

В результате анализа описанных бизнес-процессов и данных хронометража по каждому процессу необходимо сформулировать существующие проблемы, которые желательно решить, и показатели, которые необходимо улучшить (в части показателей необходимо указать существующее и требуемое количественные значения). Так, если в качестве проблемы при комплектации указывается большое число ошибок при сборке, лучше будет дополнительно указать процент ошибок и количество возвратов товаров от получателей по этой причине. На основании данных хронометража можно примерно рассчитать затраты времени на обработку возвратов и понять стоимость ошибок.

Список проблем очень поможет и консультантам интегратора, и проектной команде заказчика при разработке и тестировании бизнес-процессов в WMS.

Реализация проекта внедрения WMS-системы начинается с анализа бизнес-процессов с целью формирования функциональных требований для разработки технического задания (ТЗ). Со стороны интегратора на этом этапе привлекается бизнес-аналитик, который помогает заказчику определиться с требованиями к системе, формирует процессы новой модели склада, разрабатывает детальный план внедрения WMS. На этом этапе формируются задачи по интеграции WMS с внешней ERP-системой.

После оформления результатов предпроектного обследования ТЗ согласовывается на стороне интегратора и передается на согласование заказчику.

На этапе формирования ТЗ может сложиться ситуации, когда заказчик не может сформулировать требования к работе системы, так как не может определиться, как она должна работать, и правильно ли организованы бизнес-процессы склада. Это затягивает сроки формирования и согласования ТЗ, так как заказчик начинает менять требования. В этом случае рекомендуется провести логистический аудит.

Итогом работ по этапу являются сформированные и подписанные документы: техническое задание, детальный план и, в некоторых случаях, устав проекта. В уставе отражается взаимодействие интегратора с заказчиком, детально описываются этапы внедрения, управление рисками, проектная команда.

Этап можно разбить на два подэтапа, работа по которым ведется параллельно:

• настройка интерфейса обмена с ERP-системой;
• конфигурирование и настройка WMS-системы.

На этом этапе разработчики WMS взаимодействуют с ИТ-специалистами заказчика по подготовке ТЗ на интерфейс обмена, где описываются документы обмена, используемые протоколы. Затем следует настройка интерфейса со стороны WMS-системы. Все работы проходят в соответствии с согласованным ТЗ на территории разработчика. Общее время продолжительности двух этих подэтапов составляет 2 – 3 месяца. Основным риском может быть необходимость доработки нестандартной функциональности. Разработка специфического функционала требует дополнительного времени на настройку и тестирование, что увеличивает продолжительность всего этапа.

На данном этапе первоначально проводится обучение ключевых специалистов заказчика. Качественное обучение сотрудников заказчика, освоение и понимание ими алгоритмов работы WMS-системы являются важным этапом в проекте внедрения. От результатов проведенных тренингов зависит способность заказчика работать с введенной в эксплуатацию системой и эффективность всего проекта в целом.

Обучение пользователей может проводиться на реально работающем складе Yolka, оснащение которого максимально приближено к реальным условиям эксплуатации системы. Склад укомплектован всем необходимым оборудованием, чтобы максимально приблизить процесс обучения к реалистичным условиям эксплуатации системы и имитировать рабочие процессы: развернута WI-Fi сеть, подключены терминалы сбора данных и принтеры печати этикеток. Тренинг проводится на обыгрывании реальных ситуаций, которые позволяют хорошо понять алгоритмы работы системы. В качестве основы для тренинга используется документация на систему, учебные программы и материалы, адаптированные под конкретные задачи каждого проекта. Параллельно с обучением персонала проводится тестирование системы на предмет соответствия требованиям ТЗ, в процессе работы могут быть выработаны корректировки и изменения к ее настройкам. По завершении обучения и тестирования WMS прототип системы устанавливается на тестовый контур склада заказчика, где он самостоятельно продолжает тестирование. Как правило, в этот период осуществляется ввод справочных данных в новую систему. После выявления и устранения всех замеченных недостатков стороны приступают к подготовке запуска системы управления складом на объекте заказчика.

Важным моментом на данном этапе и всего проекта является процесс разработки и согласования методики перевода товара в новую систему управления складом, определяющую порядок перевода остатков, правила работы и требуемые ресурсы.

Процесс «передачи прототипа» обычно проходит гладко, заказчик тестирует систему, вырабатывает замечания, которые исправляются интегратором. В ходе тестирования и приемки системы у заказчика могут возникнуть дополнительные пожелания по настройке системы, не отраженные в ТЗ, которые требуют дополнительных изменений в настройке WMS. Работы согласовываются, проходит процесс перенастройки, подгонки системы под оптимальную работу. По окончании процесса обучения следует финальный этап внедрения.

Если выбрать программное обеспечение для логистики, такое как Yolka WMS, знайте, что после того, как оно будет установлено, мы обучим весь ваш оперативный персонал. Мы выбираем дни обучения, когда все ваши сотрудники доступны, дни, которые не будут мешать вашему бизнесу.

Административный персонал или ИТ-отдел также пройдут обучение тому, как настраивать пользователей и роли, поддерживать системные бизнес-правила, редактировать существующие или создавать новые отчеты и перезапускать систему и тп.

Реализация данного этапа возможна только после подготовки ИТ-инфраструктуры: серверов, сетевой инфраструктуры, WI-FI, радиотерминалов и другого оборудования, на которое устанавливается WMS-система. В рамках данного этапа пошагово описываются процессы запуска системы, ввода справочных данных и внесения товарных остатков, после согласования и утверждения документа интегратор совместно с заказчиком приступают к работе. Линейный персонал заказчика повторно проходит тренинг уже на собственном объекте.

Обратите внимание, что для выполнения этого шага необходимо запланировать инвентаризацию. Фактически, необходимо убедиться, что все данные, введенные в программное обеспечение вашего склада, соответствуют вашим реальным запасам.

В течение десяти дней или более длительного периода, согласно оговоренного сторонами срока, специалисты интегратора продолжают обучение линейного персонала, осуществляя авторский надзор за работой людей и эксплуатацией системы. Параллельно может продолжаться тестирование системы и учет особенностей, которые на этапе начального проектирования были не очевидны.

Конечно, основным риском данного этапа является человеческий фактор, пытающийся в силу природы «заставить» работать систему по прежним привычным правилам. Здесь важна слаженная работа обеих проектных команд и со стороны заказчика и со стороны интегратора. После проведения процедуры ввода остатков при помощи инвентаризации или другими методами, а также запуска интерфейса обмена с ERP-системой склад начинает работать по-новому, под управлением WMS-системы. При этом, поскольку никто не готов останавливать бизнес и отгрузки со склада – полный процесс перевода всех остатков и всего склада под управлением WMS в некоторых случаях может идти поэтапно и занимать несколько недель.

Существует множество факторов, которые влияют на успех проекта внедрения системы, но наиболее существенным для бесперебойной работы внедренного решения является наличие квалифицированных специалистов, которые будут поддерживать функционал системы в рабочем состоянии. Традиционно, первый эшелон технической поддержки системы осуществляют сотрудники заказчика, а более сложные вопросы и запросы на развитие передаются интегратору.

YOLKA , как компания с большим опытом внедрения WMS-систем оказывает услуги технической поддержки внедренной системы с оказанием широкого спектра услуг – от консультаций и обучения персонала до круглосуточной поддержки, 7 дней в неделю, в режиме реального времени. Учитывая открытость и гибкость системы, дальнейшее развитие и изменение настроек под новые потребности заказчик может осуществлять самостоятельно либо с привлечением интегратора.

Во время сравнения систем учитывайте не только общий бюджет программного обеспечения, а и сопутствующие, зачастую скрытые расходы. Общий бюджет проекта по внедрению можно условно разделить на 4 статьи расходов:

• Лицензии на пользователей — необходимые для запуска системы, обычно рассчитываются исходя из количества пользователей ПК или ТСД. YOLKA предлагает различные модели, включая как покупку бессрочной лицензии, так и ежемесячную оплату/ПО в аренду (SaaS — software as a service).
• Менеджмент проекта или услуги внедрения — это расходы на управление проектом, обучение и поддержку перехода к продуктивной эксплуатации.
• Затраты на разработку интерфейсов обмена со сторонними платформами (службами аналитики, конвейерами), не входящими в ядро системы.
• Расходы на поддержку, как правило, зависящие от объема доработок функционала. Объем услуг и стоимость существенно варьируются в зависимости от интегратора.

Убедитесь, что стоимость в нашем коммерческом предложении указана для каждой из этих категорий. Уточните, какие затраты являются фиксированными, а какие переменными. Следите за скрытыми расходами, такими как командировочные и время управления проектом.