WMS: подписка SaaS вместо лицензии. Скупость или трезвый расчет?

Планы подписки часто имеют небольшую первоначальную стоимость, с множеством вариантов бесплатной пробной версии и снижением затрат на период от первых шести месяцев до одного года.

Установка и общая настройка осуществляются на первом этапе, чтобы поставщик SaaS мог сохранить заказчика в качестве клиента после окончания пробного периода.

Пакеты программного обеспечения, основанные на бессрочной структуре лицензионных сборов, часто требуют значительных первоначальных затрат.
В этих моделях поставщик получает основную часть оплаты на этапе внедрения, поэтому текущие расходы на обслуживание, как правило, невелики и связаны с опциями обновления и поддержки.

Еще одно важное замечание: долгосрочные затраты, связанные с приобретением лицензии, обычно ниже. Чем дольше предполагается работать с системой, тем выгоднее приобретать бессрочную лицензию.

Если склад имеет жесткие требования по безопасности и программное обеспечение может быть установлено только локально, правильнее выбрать WMS с покупкой лицензии.

Если еще нет IT-инфраструктуры и ресурсов для ее создания, есть смысл выбрать облачную WMS по подписке.

Выбор между лицензией и подпиской сводится к вопросу, готова ли компания отдать большинство функций управления WMS поставщику решения, либо планирует обслуживать систему самостоятельно.

Есть некоторые функции системы управления складом, которые поддерживаются в большинстве основных реализаций SaaS, однако максимальный функционал можно получить только при выборе модели бессрочной лицензии.

В общем случае при выборе SaaS есть только два элемента, то есть стоимость работ по внедрению и ежемесячная подписка, умноженная на количество месяцев.

В локальной версии бюджет складывается из стоимости лицензий и затрат на ИТ-инфраструктуру (серверы, коммуникационное оборудование, программное обеспечение баз данных, ИТ-услуги), плюс затраты на внедрение и сопровождение.

Что важно учесть при планировании расходов?

Обучение персонала
Внедрение новой WMS может происходить в период роста, поэтому обязательно нужно иметь бюджет для обучения новых членов команды, а также ежегодно проводить для всех сотрудников дополнительное обучение.

Улучшение ИТ инфраструктуры
Для локальных решений может потребоваться обновление серверов баз данных, сетевого оборудования и компьютеров, на которых работает WMS. Если покупать новую систему управления складом, следует ожидать что она будет иметь более высокий уровень требований к оборудованию.

Временные затраты ИТ-персонала на обслуживание
Нужно будет предоставить ИТ-персоналу время для периодического обслуживания и обновления системы, что также может включать в себя плату за консультации и бизнес-расходы на обучение команды обслуживанию WMS системы.

Использование данных для аналитики
Платформы корпоративного уровня чаще включают аналитику и управление активами в свой список функций, но многие поставщики WMS либо предлагают базовые функции анализа, либо экспортируют данные в форматы файлов, которые могут использовать другие инструменты аналитики.

Сопровождение и поддержка
Локальные пакетыWMS с бессрочной лицензией, как правило, предусматривают отдельную ежегодную стоимость обслуживания в рамках контракта. Это касается обновлений, исправлений параметров безопасности и технической поддержки.

При использовании бессрочной лицензии ежегодные расходы на обслуживание могут составлять от 10% до 24% стоимости лицензии WMS.

Поставщики SaaS могут включать расходы на обслуживание и поддержку в общую стоимость подписки. Можно заплатить за премиальный уровень поддержки, который может включать такие элементы, как выделенную группу поддержки пользователей, удаленный мониторинг и дополнительную поддержку резервного копирования. Цены на эти пакеты сильно различаются, адекватно ожидать от 5% до 10% увеличения бюджета